Terugbetaling van kosten en vrijstellingen

Rekening houdend met de plafonds van de fiscus en de RSZ, zijn vergoedingen van ‘kosten eigen aan de werkgever’ in principe niet belastbaar en niet onderworpen aan socialezekerheidsbijdragen. Wat zijn die kosten? Wanneer opteert u best voor forfaitaire bedragen vastgelegd door de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ)? Wat zegt de fiscus hierover? We maken u wegwijs in deze materie.

Kosten eigen aan de werkgever

Moet uw werknemer bepaalde uitgaven doen tijdens de uitoefening van zijn beroep en betaalt u hem die beroepskosten terug, dan moet u er in principe geen RSZ-bijdragen op betalen. De RSZ beschouwt een kostenvergoeding immers niet als loon indien:

  • het om een werkelijke kostenvergoeding gaat en niet om een verrijking van de werknemer
  • ze gebeurt op basis van de reële kosten of op basis van een forfaitair bedrag in verhouding tot de werkelijke grootte van de uitgaven
  • u verplicht bent om de werknemer de kosten terug te betalen 

De RSZ aanvaardt dat u de kosten terugbetaalt:

  • op basis van de reële kosten
  • of op basis van een forfait: voor kleine kosten die moeilijk bewijsbaar zijn en op voorwaarde dat u dit kunt rechtvaardigen 
De echtheid van de kosten kunt u aantonen met geschreven documenten, zoals het arbeidsreglement, dienstnota's of aanhangsels bij de arbeidsovereenkomst.

Tabel van de forfaitaire kosten aanvaard door de RSZ

Op de site van de RSZ (onder de administratieve instructies) vindt u de meest recente tabel van de verschillende uitgavenposten waarvoor een forfaitaire raming aanvaard wordt. De bedragen zijn maxima. Zijn de gemaakte kosten groter, dan kunt u opteren voor de formule ‘werkelijke kosten’, op voorwaarde dat u ze kunt bewijzen. Let op: voor eenzelfde type kosten mag u slechts één systeem gebruiken, en niet de beide (reële en forfaitaire kosten).

De sommen die het bedrag van de werkelijke kosten overschrijden, worden beschouwd als loon waarop bijdragen zijn verschuldigd.

Goed om te weten

In geval van betwisting moet u uw systeem van kostenvergoeding en de echtheid van deze kosten aan de hand van bewijsstukken aantonen. Let op: bij een nieuwe kwalificatie riskeert u, naast een bijdrageverhoging en op jaarbasis berekende nalatigheidsinteresten, ook een sanctie voor onvolledige of onjuiste aangifte.

In de praktijk

En wat zegt de fiscus?

Onder specifieke voorwaarden aanvaardt de fiscus bepaalde bedragen en forfaitaire terugbetalingen (bv. kosten voor dienstreizen in België, voor het beroepsmatig gebruik van de eigen wagen van de werknemer, voor pc en internet, kantoorkosten).

Om rechtszekerheid te verkrijgen, moet u een aanvraag tot vervroegde beslissing indienen bij de Dienst Voorafgaande Beslissingen in Fiscale Zaken. U vermeldt de bedragen niet op de fiscale fiches (om de toepassing van de speciale bijdrage op geheime commissielonen te vermijden), maar vermeldt dat er vergoedingen zijn bij wijze van terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever volgens ernstige criteria.



Bron: Wolters Kluwer

Lees ook

Digitaal is het nieuwe normaal

Annualisering van de arbeidsduur: een concept met vele facetten

Aanvullend pensioen: ook voor bestuurders van vzw’s

Zeg niet meer ‘faillissementsverzekering’, maar ‘overbruggingsrecht’

Schrijf u in op onze nieuwsbrieven, en ontvang ze: