Rekening houdend met de plafonds van de fiscus en de RSZ, zijn vergoedingen van ‘kosten eigen aan de werkgever’ in principe niet belastbaar en niet onderworpen aan socialezekerheidsbijdragen. Wat zijn die kosten? Wanneer opteert u best voor forfaitaire bedragen vastgelegd door de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ)? Wat zegt de fiscus hierover? We maken u wegwijs in deze materie.
Moet uw werknemer bepaalde uitgaven doen tijdens de uitoefening van zijn beroep en betaalt u hem die beroepskosten terug, dan moet u er in principe geen RSZ-bijdragen op betalen. De RSZ beschouwt een kostenvergoeding immers niet als loon indien:
De RSZ aanvaardt dat u de kosten terugbetaalt:
Op de site van de RSZ (onder de administratieve instructies) vindt u de meest recente tabel van de verschillende uitgavenposten waarvoor een forfaitaire raming aanvaard wordt. De bedragen zijn maxima. Zijn de gemaakte kosten groter, dan kunt u opteren voor de formule ‘werkelijke kosten’, op voorwaarde dat u ze kunt bewijzen. Let op: voor eenzelfde type kosten mag u slechts één systeem gebruiken, en niet de beide (reële en forfaitaire kosten).
De sommen die het bedrag van de werkelijke kosten overschrijden, worden beschouwd als loon waarop bijdragen zijn verschuldigd.
In geval van betwisting moet u uw systeem van kostenvergoeding en de echtheid van deze kosten aan de hand van bewijsstukken aantonen. Let op: bij een nieuwe kwalificatie riskeert u, naast een bijdrageverhoging en op jaarbasis berekende nalatigheidsinteresten, ook een sanctie voor onvolledige of onjuiste aangifte.
De forfaitaire kosten voor woon-werkverkeer en dienstreizen met de auto en de fiets bedragen:
De forfaitaire bedragen omvatten ‘alle’ kosten (onderhoud, verzekering, brandstof). De werkgever mag het voertuig niet financieren en er ook niet de eigenaar van zijn.
De forfaitaire wegkosten voor niet-sedentaire werknemers (min. 4 opeenvolgende uren/werkdag onderweg) bedragen:
Kan de werknemer niet naar huis terug, dan geldt een bedrag van €35/nacht voor avondmaal, logies en ontbijt. Voor buitenlandse dienstreizen gelden verschillende bedragen, afhankelijk van de duur van het verblijf (max. 30 kalenderdagen of meer dan 30 kalenderdagen).
Het forfaitair bedrag van €122,01/maand dient om de kosten voor o.m. verwarming, elektriciteit en klein bureaumaterieel te dekken.
De aanvaardbare forfaitaire kosten voor de aankoop van een pc bedragen €20/maand. Idem voor een internetverbinding. De werknemer gebruikt dan op regelmatige basis (1 dag/week, 1 week/maand) zijn eigen pc en/of internetverbinding voor beroepsdoeleinden. De werkgever komt op geen enkele andere manier tegemoet in die kosten.
Op voorwaarde dat het voertuig hoofdzakelijk voor beroepsdoeleinden gebruikt wordt, bedragen de forfaitaire kosten:
De forfaitaire kosten bedragen:
Onder specifieke voorwaarden aanvaardt de fiscus bepaalde bedragen en forfaitaire terugbetalingen (bv. kosten voor dienstreizen in België, voor het beroepsmatig gebruik van de eigen wagen van de werknemer, voor pc en internet, kantoorkosten).
Om rechtszekerheid te verkrijgen, moet u een aanvraag tot vervroegde beslissing indienen bij de Dienst Voorafgaande Beslissingen in Fiscale Zaken. U vermeldt de bedragen niet op de fiscale fiches (om de toepassing van de speciale bijdrage op geheime commissielonen te vermijden), maar vermeldt dat er vergoedingen zijn bij wijze van terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever volgens ernstige criteria.
Bron: Wolters Kluwer
Digitaal is het nieuwe normaal
Annualisering van de arbeidsduur: een concept met vele facetten
Aanvullend pensioen: ook voor bestuurders van vzw’s
Zeg niet meer ‘faillissementsverzekering’, maar ‘overbruggingsrecht’
Schrijf u in op onze nieuwsbrieven, en ontvang ze: