Waarom is een beleid voor belangenconflicten nodig?
Belfius Bank, Belfius Verzekeringen en alle ondernemingen die tot de Belfius-groep behoren, bieden klanten een uitgebreid aanbod bank- en verzekeringsproducten en financiële diensten aan. Door dat ruime aanbod is er ook een groter risico op belangenconflicten. Dat betekent dat het risico bestaat dat een klant producten of diensten krijgt aangeboden die eerder in het voordeel zijn van de bank, haar medewerkers of andere klanten, dan in het voordeel van de klant zelf. Daarom hebben we een gedragslijn opgesteld. Zo willen we ervoor zorgen dat het belang van de klant altijd voorop staat.
Mogelijke risicosituaties
Voor elke afdeling van de bank bestaat een lijst van situaties die kunnen leiden tot een belangenconflict. We werken die lijst regelmatig bij, zeker wanneer het gamma van producten of diensten, of de organisatie van de bank zelf wijzigt. Vervolgens beoordelen we of er voldoende maatregelen bestaan om deze situaties te vermijden. Als dat niet het geval is, dan bekijken we welke maatregelen we kunnen nemen om te voorkomen dat de klant nadeel ondervindt.
Voorbeelden uit de lijst van risicosituaties:
- Een product adviseren omdat de bank er het meeste aan verdient
- De verkoop van eigen Belfius-producten bevorderen in plaats van producten van derden
- Een effect uitgeven en beleggers daarover beleggingsadvies geven
- De producten van de bank duurzamer voorstellen dan andere producten zonder objectief bewijs
- Geschenken en uitnodigingen aanvaarden en geven waardoor de indruk van partijdigheid kan ontstaan
- Vertrouwelijke informatie over een klant of een project van een klant gebruiken om een andere klant te adviseren
- Producten adviseren die niet tegemoetkomen aan de duurzaamheidvoorkeuren van de klant
Vijf basismaatregelen tegen belangenconflicten
1. De beperking van vrij informatie uitwisselen
We beperken de uitwisseling, toegang, gebruik of verspreiding van informatie. Medewerkers en agenten krijgen bijvoorbeeld enkel de informatie die ze nodig hebben om hun functie uit te oefenen. Op die manier verkleint de kans dat een medewerker of agent bepaalde informatie gebruikt om klanten te benadelen en andere belangen te behartigen. We doen dat bijvoorbeeld door informatiescheidingen (door zogenaamde Chinese Walls), door de toegang tot bepaalde informatie binnen het netwerk van de bank te beheren, controleren en beveiligen, door regels op te stellen over het bewaren van informatie op een aparte drager, door gedragscodes …
2. Ongepaste beïnvloeding vermijden
Medewerkers en agenten van de bank moeten zich objectief opstellen tegenover klanten. De maatregelen om dit te garanderen, gaan verder dan het beperken van de toegang tot informatie. We controleren ook het gebruik van bepaalde informatie bij persoonlijke transacties van medewerkers en agenten. Uitnodigingen of geschenken van klanten moeten worden geregistreerd, net zoals het ontvangen van legaten. Op die manier merken we ongepaste tussenkomsten snel op. Wanneer medewerkers of agenten een nevenactiviteit uitoefenen naast hun functie bij Belfius, gelden extra richtlijnen.
3. Organisatorische maatregelen
Soms gaan we nog een stap verder en scheiden we bepaalde personen of zelfs volledige afdelingen fysiek af van de rest van de bank. Zo werken analisten of medewerkers die financiële transacties voor klanten organiseren - zoals de uitgifte van obligaties om hen te helpen kapitaal op te halen - in een afzonderlijk onderdeel van de bank. Deze scheiding zorgt ervoor dat ze niet onbedoeld gevoelige informatie met andere afdelingen delen en dat ze hun objectiviteit behouden. Bepaalde informatie – vaak gevoelig voor de financiële markten – is zo delicaat dat ze enkel mag worden gedeeld met een beperkte lijst personen.
Voor de bank het mandaat aanvaardt om een uitgifte voor een derde te organiseren, gebeurt er een controle op het risico op belangenconflicten. Daar zorgt de Compliance-afdeling voor. Zij werken onafhankelijk via een zogenaamde ‘Control Room’ waar alle informatie over lopende mandaten of participaties van Belfius wordt gecentraliseerd. Afhankelijk van het resultaat van die controle kunnen bepaalde voorwaarden of modaliteiten verbonden zijn aan de tussenkomt van de bank. Zo zal de prijssetting van een uitgifte voor een emittent (uitgever) waarin Belfius een belang heeft of wenst, altijd in samenspraak verlopen met een derde. Het vierogenprincipe – dat de tussenkomst van een tweede medewerker vereist – garandeert de objectiviteit.
4. Niet handelen
Als de bank, ondanks alle genomen maatregelen, toch geen overtuigende oplossing vindt om de belangen van klanten te beschermen of benadeling te voorkomen, zal de bank niet handelen. Medewerkers mogen bijvoorbeeld geen transacties voor eigen rekening doen. Ze mogen ook niet investeren in financiële instrumenten die zijn uitgegeven door ondernemingen waarmee de bank een zakelijke relatie heeft.
5. Klanten transparant informeren
De bank zal alles in het werk stellen om een belangenconflict te vermijden of om te voorkomen dat de klant nadelen ervaart. In bepaalde gevallen worden de maatregelen reglementair opgelegd, bijvoorbeeld wanneer de bank voordelen ontvangt of geeft bij beleggingsdiensten, of bij het opstellen van een prospectus.
Maar wat als geen van deze maatregelen kan voorkomen dat er een belangenconflict is, en de bank toch haar diensten aanbiedt? Dan brengen we klanten daarvan duidelijk op de hoogte. Zo kunnen ze goed geïnformeerd een beslissing nemen.
Bijkomende procedures en richtlijnen
De bank heeft extra maatregelen genomen voor activiteiten als verzekeringstussenpersoon en bij het aanbieden van producten van Belfius Insurance. Ook is ervoor gezorgd dat advies over beleggingen en financiële planning gescheiden blijft, zodat commerciële belangen geen invloed hebben op het advies.
Veel van deze maatregelen zijn bedoeld voor afdelingen of medewerkers die mogelijk met belangenconflicten te maken krijgen. Toch moet elke medewerker, welke functie die ook heeft, de gedragsregels van de bank volgen.
Ook op het vlak van beloningen en commissielonen, neemt de bank voorzorgen zodat klanten een kwalitatieve dienstverlening genieten en adviezen krijgen die aansluiten bij hun behoeften. Dit geldt voor alle producten en diensten die Belfius aanbiedt, niet alleen voor beleggingen.
Eventuele klachten worden onderzocht door een aparte afdeling om een objectieve behandeling te garanderen. Klachten over belangenconflicten worden apart opgevolgd en intern gemeld. Zo kan de bank, indien nodig, maatregelen nemen om te voorkomen dat de situatie zich opnieuw voordoet.
Vorming en communicatie
In interne richtlijnen, trainingen en vormingen krijgen de preventie en beheersing van belangenconflicten extra aandacht. Alle medewerkers en agenten hebben op elk moment toegang tot informatie over belangenconflicten en hoe ze te melden. In de communicatie naar commerciële afdelingen moedigt de bank hen bovendien aan om belangenconflicten of klachten te melden. Zo kan de bank snel maatregelen nemen en de belangen van klanten beschermen.
Verantwoordelijkheid
De directie van Belfius Bank controleert of de systemen, controles en procedures doeltreffend zijn om belangenconflicten te identificeren, voorkomen en aan te pakken. De afdeling Compliance helpt hierbij en houdt onafhankelijk toezicht op de toepassing en de efficiëntie van het beleid en de maatregelen.
