De voornaamste wijzigingen in de nieuwe wetgeving op de overheidsopdrachten

Heel wat sociale instellingen (ziekenhuizen uit de semi-private en private sector, hogescholen en universiteiten, gesubsidieerd vrij onderwijs, talrijke vzw’s uit de zorgsector enz.) vallen voortaan, voor alle bestellingen van goederen, diensten of werken, binnen de toepassingssfeer van de nieuwe wet op de overheidsopdrachten.

In de praktijk gaat het om rechtspersonen die werden opgericht om specifiek tegemoet te komen aan behoeften van algemeen belang die geen industrieel of commercieel karakter hebben en die minstens aan één van volgende criteria voldoen:

• meer dan de helft van de financiering van de vereniging komt van de overheid;
• meer dan de helft van de leden van de directie, de raad van bestuur of de raad van toezicht van de vereniging wordt door de overheid aangewezen;
• het beheer staat onder toezicht van de overheid.

Ontdek alle aanbestedende overheden en hun potentieel

De betalingstermijn voor de overheidsopdrachten die na 16 maart 2013 werden afgesloten, bedraagt voortaan 30 dagen vanaf het verstrijken van de verificatietermijn. Ook de verificatietermijn bedraagt 30 dagen na de ontvangst van de verklaring van schuldvordering en de gedetailleerde staat van de uitgevoerde werken of na de leveringsdatum (goederen) of na de datum van de beëindiging van de levering van de dienst.

Voordien

• bedroeg de betalingstermijn 50 dagen (producten & diensten) en 60 dagen (werken) vanaf de verzending van de verklaring van schuldvordering;
• was er geen enkele termijn van toepassing op de verificatie van de verklaring van schuldvordering, waardoor deze verificatie soms kort vóór het aflopen van de termijn van 60 dagen plaatsvond.

Pas na verificatie is de verklaring van schuldvordering goedgekeurd en vormt ze dus een schuldvordering ten aanzien van de overheid. Op dat ogenblik kan deze schuldvordering worden gemobiliseerd via technieken inzake financiering van het werkkapitaal (zoals factoring).

Let op! Voor de aanbestedende overheden die gezondheidszorg verstrekken blijft de betalingstermijn 60 dagen vanaf het verstrijken van de verificatietermijn (en wel uitsluitend voor de werken betreffende deze specifieke activiteit).

Ontdek onze waaier van oplossingen voor de financiering van werkkapitaal

Voor de opdrachten die vanaf 16 maart 2013 worden afgesloten, heeft de opdrachtnemer, in geval van late betaling, behoudens de voorgeschreven rente (d.w.z. de basisrentevoet vermeerderd met 8 %), van rechtswege en zonder ingebrekestelling, recht op de betaling van een forfaitaire vergoeding van 40 euro voor de invorderingskosten.

Hoeveel bedraagt de rente wegens late betaling?

Er is geen borgtocht meer vereist voor opdrachten met een geraamde waarde van minder dan 50 000 euro (of 100 000 euro in de speciale sectoren). Tenzij anders is bedongen in de documenten van de opdracht, is evenmin een borgtocht vereist voor opdrachten waarvan de uitvoeringstermijn 45 dagen niet overschrijdt (in plaats van 30 dagen voordien).

Voor werken van geringere omvang of werken met een kortere uitvoeringstermijn moeten geen extra kosten meer worden aangerekend voor de uitgifte van borgtochten!

De overheid mag eisen dat de financiële en economische draagkracht van de kandidaat-inschrijver wordt aangetoond aan de hand van een bankverklaring. Indien de overheid dit eist, moet deze bankverklaring vooraf worden opgesteld conform een opgelegd model.

Dit model bevat een verklaring die de uitgevende bank een extra verantwoordelijkheid oplegt: "Op basis van de gegevens waarover Belfius momenteel beschikt en zonder ons over de toekomst uit te spreken, bezit klant X momenteel de vereiste financiële en economische draagkracht om bovenvermelde overheidsopdracht correct uit te voeren."

Insgelijks kan de overheid de óverlegging van een bewijs van verzekering tegen beroepsrisico’s eisen. Uw verzekeringsmaatschappij zal de gepaste documenten ter beschikking moeten stellen.

Er wordt een onderscheid gemaakt tussen de plaatsing (de volledige gunningsprocedure), de gunning (de beslissing om de gekozen inschrijver aan te wijzen) en de sluiting (de vaststelling van de contractuele relatie tussen de overheid en de begunstigde) van de overheidsopdracht.

• Het is voortaan mogelijk om, indien een opdracht in percelen is verdeeld, een offerte voor één of meer percelen in te dienen of een afzonderlijke gunningswijze per perceel te gebruiken.
• Er kan een specifiek systeem van prijsherziening worden toegepast. Het geldt voortaan niet alleen voor opdrachten van werken, maar ook voor opdrachten van leveringen en diensten.
• De marktverkenning wordt erkend als een praktijk die door de aanbestedende overheid kan worden toegepast voor zover ze plaatsvindt vóór het opstellen van de gunningsprocedure, ze geen aanleiding geeft tot enige vorm van voorafgaande onderhandelingen met specifieke ondernemingen en ze er niet toe leidt dat de concurrentie wordt verhinderd of vervalst.

Ontdek het dynamisch aankoopsysteem, de raamovereenkomst en de elektronische veiling

Het nieuwe KB van 14 januari 2013 bepaalt een verhoging van de drempels die bepalen of de nieuwe uitvoeringsregels van toepassing zijn. Tenzij anders in de documenten van de opdracht is bepaald, is dit KB niet van toepassing op opdrachten met een geraamde waarde van minder dan 8 500 euro in de klassieke sectoren (vroeger 5 500 euro) of 17 000 euro in de speciale sectoren, en het is slechts gedeeltelijk van toepassing op opdrachten met een geraamde waarde van minder dan 30 000 euro (vroeger 22 000 euro). Het KB van 14 januari 2013 is evenmin van toepassing op de financiële diensten. Het is echter verboden om van bepaalde basisclausules af te wijken, ongeacht de betrokken opdracht (verbod om de betalingstermijnen te verlengen, verbod van onbillijke bedingen).

Net als in het algemeen bestek (AB) zijn, onder specifieke omstandigheden en na uitdrukkelijke motivering, ook afwijkingen op het Koninklijk Besluit mogelijk. In principe zijn deze afwijkingen echter niet te overwegen voor de bepalingen betreffende de verificatie- en betalingstermijnen (en de verlenging ervan), de voorschotten, de wijzigingen aan de opdracht en de rente wegens late betaling.

De bepalingen die gemeenschappelijk zijn voor de opdrachten van werken, leveringen en diensten bevatten nieuwe regels in verband met het vertrouwelijk karakter van de informatie, verzekeringen (en dus niet uitsluitend voor werken, zoals dat vroeger het geval was), wijzigingen en overdracht van de overeenkomst enz. Opmerkelijk is dat een wijziging van de opdracht op eenzijdig bevel van de overheid, in waarde beperkt moet blijven tot 15 % van het aanvankelijk bedrag van de opdracht.

Wat de klachten en verzoeken naar aanleiding van onvoorzienbare voorvallen of omstandigheden betreft (art. 56 KB van 14 januari 2013), geldt de meldingsplicht ook indien de aanbestedende overheid van de feiten of omstandigheden op de hoogte is. De herziening of verbreking van de opdracht wegens onvoorzienbare omstandigheden was slechts mogelijk indien de opdrachtnemer "een zeer belangrijk nadeel" kon aantonen, wat in de praktijk soms tot interpretatiemoeilijkheden aanleiding kon geven. Het Koninklijk Besluit kwantificeert dit zeer belangrijk nadeel en legt ter zake de drempel vast op 2,5 % van het aanvankelijk bedrag van de opdracht, en in alle gevallen op een minimumbedrag van 100 000 euro. Er is echter een franchise van 17,5 % van het vastgestelde nadeel, met een maximumgrens van 20 000 euro, van toepassing.

Voor de opdrachten van werken bepaalt het Koninklijk Besluit dat een opdracht uit meerdere percelen kan bestaan, met elk een eigen uitvoeringstermijn en bedrag. Zelfs indien de opdracht niet in percelen of fasen is gesplitst, kunnen de documenten van de opdracht gedeeltelijke uitvoeringstermijnen voorschrijven (al of niet streng bepaald).

Voor de wijzigingen die door de administratie zijn opgelegd en een herziening van de eenheidsprijzen met zich mee brengen, is de termijn van een dergelijk verzoek tot herziening vastgelegd op 30 dagen (in plaats van 15 dagen nu). Deze herziening is mogelijk voor bijkomende werken die meer dan het drievoudige van de in de opmetingsstaat bepaalde hoeveelheid voor de betrokken post bedragen of wanneer de prijs van de bijkomende werken van de betrokken post tien percent van het bedrag van de opdracht vertegenwoordigt, met een minimum van 2 000 EUR (in plaats van 1 350 EUR). De termijn voor het indienen van de aanvraag tot herziening van de eenheidsprijzen, die mogelijk is wegens het spel van de vermoedelijke hoeveelheden (en in de in het Koninklijk Besluit bepaalde gevallen), werd ook van 15 tot 30 dagen verlengd.

Bovendien bepaalt het Koninklijk Besluit voortaan uitdrukkelijk dat de aanbestedende overheid er (exclusief) mee belast is het dagboek van de werken bij te houden en verduidelijkt het Koninklijk Besluit eveneens welke informatie in dit dagboek moet worden vermeld. Andere nieuwigheid: de precisering dat de toepassing van de ambtshalve maatregelen ten aanzien van een in gebreke blijvende opdrachtnemer mogelijk is vóór het bevel om de werken te starten (bijvoorbeeld in geval van faillissement) en dat het totaal bedrag van de boetes wegens vertraging kan worden verhoogd tot maximaal 10 % van het aanvankelijk bedrag van de opdracht (in plaats van de gebruikelijke 5 %) indien de uitvoeringstermijn een criterium vormde. Dit verband met de als gunningscriterium gebruikte uitvoeringstermijn vindt men ook in de specifieke bepalingen voor de leveringen en diensten.

Voor de promotieopdrachten van werken (de werken en de financiering ervan) en de concessies voor openbare werken (de werken en de exploitatie ervan) zijn specifiek aanvullende regels en afwijkingen van kracht aangaande de borgstelling, de betaling (en de voorwaarden ervan), de beschikbaarstelling, de boetes wegens vertraging en de ambtshalve maatregelen enz.

Voor de opdrachten van leveringen maakt het koninklijk uitvoeringsbesluit een onderscheid tussen de leveringen met aankoop en de leveringen met huur, huurkoop of leasing en schrijft het ter zake algemene en specifieke regels voor. De bepalingen met betrekking tot de laatste categorie leveringen zijn een nieuwigheid.