De basisprincipes inzake overheidsopdrachten

Vooraf haar behoeften omschrijven

Een nauwkeurige omschrijving van de behoeften is noodzakelijk om de opdracht goed te begrijpen en uit te voeren. Deze voorafgaande fase is essentieel, omdat ze de mogelijkheid biedt:

• een betrouwbare raming van het bedrag van de opdracht te maken;
• de te volgen procedure te kiezen rekening houdend met het bedrag en het type opdracht.

Concreet moet de aanbestedende overheid een bestek opstellen waarin de verwachte werken, prestaties of leveringen uitvoerig beschreven worden. Dit vereist:

• een analyse van de functionele behoeften van de diensten;
• een grondige kennis van de opdrachten;
• een onderscheid tussen standaardaankopen en specifieke aankopen;
• het streven naar een vaste prijs (aankoopprijs + werkings- en onderhoudskosten).

Indien de aanbestedende overheid niet precies de eigen middelen kan bepalen om aan haarbehoeften tegemoet te komen, kan ze van de concurrentiedialoog gebruikmaken. Insgelijks kan, indien de specificaties van de opdracht vooraf onvoldoende duidelijk kunnen worden vastgelegd om haar toevlucht tot een offerteaanvraag of een aanbesteding te kunnen nemen, de opdracht worden geplaatst volgens de onderhandelingsprocedure met bekendmaking op basis van een gedeeltelijk vastgesteld bestek.

Wat kunnen de aanbestedende overheden doen?

• op eigen houtje kopen of zich groeperen door het lanceren van samengevoegde opdrachten via een aankoop- of opdrachtencentrale om leveringen en diensten tegen betere voorwaarden te hebben met strikte naleving van de regels ter zake;
• varianten toestaan, vooral op technische en snel evoluerende gebieden. Het betreft een alternatieve conceptie- of uitvoeringswijze die de kandidaten in staat stelt een oplossing of middelen aan te bieden die niet in het bestek werden vastgelegd. De varianten kunnen op het geheel of een gedeelte van de opdracht betrekking hebben;
• beslissen om een opdracht die afzonderlijk zou kunnen worden gegund, in principe met het oog op een afzonderlijke uitvoering, in percelen te verdelen. De inschrijvers kunnen een offerte indienen voor de hele opdracht of voor percelen. De aanbestedende overheid kan ambtshalve beslissen om slechts bepaalde percelen te gunnen.

De verplichtingen omtrent bekendmaking en mededinging naleven

Zodra de beslissing is genomen en het bestek is opgesteld, moet de aanbestedende overheid een aankondiging van opdracht publiceren in het Bulletin der Aanbestedingen, als het bedrag van de opdracht > 85.000 € bedraagt, en in het Publicatieblad van de Europese Unie, als het geschatte bedrag van de opdracht meer dan 200 000 euro excl. BTW (leveringen & diensten) en 5 000 000 euro excl. BTW (werken) bedraagt. Deze aankondiging van opdracht biedt de kandidaten de mogelijkheid de voorwaarden van de opdracht te kennen.

Deze bekendmaking zorgt voor:

• vrije toegang tot overheidsbestellingen voor alle geïnteresseerde dienstverleners door de economische sectoren die bij de lancering van een aankoopprocedure betrokken zijn, te informeren;
• een grotere diversiteit van de offertes.

Ontdek de bekendmakingsregels voor de aanbestedende overheid

Met het oog op transparantie en de gelijke behandeling van de kandidaten, moet de aanbestedende overheid:

• het voorwerp van de opdracht beschrijven;
• de selectie- en gunningscriteria nauwkeurig bepalen;
• de termijn voor de indiening van de offertes vastleggen.

Hoeveel tijd hebt u om een offerte in te dienen?

Hoewel de basisprincipes van de overheidsbestelling vanaf de eerste bestelde euro van toepassing zijn, kan het bedrag van de bestelling een invloed hebben vermits het bedrag een onderhandelingsprocedure kan rechtvaardigen.

Ontdek de manieren van mededinging

De economisch voordeligste offerte kiezen

De overheidsopdrachten worden gegund op basis van mededinging, na verificatie van het toegangsrecht, de kwalitatieve selectie en het onderzoek van de offertes van de deelnemers conform één van de verschillende plaatsingsprocedures. De wet op de overheidsopdrachten bepaalt dat de aanbestedende overheid de voordeligste offerte kiest, soms uitsluitend op basis van de prijs (aanbesteding, elektronische veiling …), soms op basis van de beste prijs-kwaliteitverhouding.

De offerte van de kandidaat bestaat uit twee delen, die respectievelijk betrekking hebben op de kwalitatieve selectie van de inschrijvers en op de keuze van de offerte via gunningscriteria.

• De kwalitatieve selectie moet de aanbestedende overheid in staat stellen na te gaan of de inschrijver de nodige draagkracht heeft om de opdracht uit te voeren.
• Het betreft zijn persoonlijke, financiële, economische en technische draagkracht (bijv. een bankverklaring, een verklaring betreffende het totale omzetcijfer, een lijst van soortgelijke werken die de laatste 5 jaar werden uitgevoerd…).
• De gunningscriteria zijn die waarop men zich baseert om de offerte te beoordelen. Deze criteria worden bepaald door de aanbestedende overheid: prijs, technische waarde, esthetisch karakter, milieukenmerken, gebruikskosten, rentabiliteit …

De gunningscriteria moeten worden gewogen op basis van punten of een waardeschaal. Zo kan de aanbestedende overheid de offertes vergelijken en de opdracht gunnen aan de inschrijver die de interessantste offerte heeft ingediend.

De overheidsopdrachten worden geplaatst tegen een forfaitaire prijs om ervoor te zorgen dat de aanbestedende overheid werken, leveringen of diensten tegen de meest gunstige voorwaarden bestelt. Deze regel van een forfaitaire prijs moet worden genuanceerd door prijsherzieningsclausules op basis van bepaalde factoren van economische of sociale aard, zoals lonen of sociale lasten.

Met het oog op de beste aankoop kan de aanbestedende overheid gebruikmaken van dialoog en de onderhandeling voor zover ze voldoet aan de voorwaarden waarin de wet dit toestaat.

Belangenvermenging vermijden

Het plaatsen van de overheidsopdrachten vereist de onafhankelijkheid en de onpartijdigheid van de aanbestedende overheden. Dit betekent dat er geen belangenconflicten mogen zijn. Artikel 8 van de wet van 15 juni 2006 is ter zake heel duidelijk: " Onverminderd de toepassing van andere verbodsbepalingen die voortvloeien uit een wet, een decreet, een ordonnantie, eenreglement of een statuut, is het elke ambtenaar, openbare gezagsdrager of ieder ander persoon die op welke wijze ook aan de aanbestedende overheid verbonden is, verboden, op welke wijze ook, rechtstreeks of onrechtstreeks tussen te komen bij het plaatsen en uitvoeren van een overheidsopdracht, zodra hij zich, hetzij persoonlijk hetzij via een tussenpersoon, in een toestand van belangenvermenging met een kandidaat of inschrijver zou kunnen bevinden."

Het bestaan van belangenvermenging wordt in elk geval vermoed:

• zodra er sprake is van bloed- of aanverwantschap, in rechte lijn tot de derde graad, en in de zijlijn tot de vierde graad, of van wettelijk samenwonen tussen de ambtenaar, de openbare gezagsdrager of de natuurlijke persoon en één van de kandidaten of inschrijvers of elke andere natuurlijke persoon die voor rekening van één van hen een directie- of beheersbevoegdheid uitoefent;
• indien de ambtenaar, de openbare gezagsdrager of de natuurlijke persoon - zelf of via een tussenpersoon - eigenaar, mede-eigenaar of werkend vennoot is van één van de kandiderende of inschrijvende ondernemingen dan wel in rechte of in feite, zelf of via een tussenpersoon, een directie– of beheersbevoegdheid uitoefent.

De ambtenaar, de openbare gezagsdrager of de natuurlijke persoon die zich in één van deze toestanden bevindt, is verplicht zichzelf te wraken.

Indien de ambtenaar, de openbare gezagsdrager of de bedoelde natuurlijke persoon of rechtspersoon, zelf of via een tussenpersoon, één of meer aandelen of deelbewijzen ter waarde van minstens vijf percent van het maatschappelijk kapitaal van één van de kandiderende of inschrijvende ondernemingen bezit, is hij verplicht de aanbestedende overheid daarvan in kennis te stellen.