Pourquoi une politique de gestion des conflits d’intérêts est-elle nécessaire ?
Belfius Banque, Belfius Assurances et toutes les entités appartenant au groupe Belfius, proposent aux clients une large offre de produits bancaires et d’assurances, ainsi que de services financiers. Cette vaste offre implique également un risque accru de conflits d’intérêts. Cela signifie qu’il existe un risque qu’un client se voie proposer des produits ou services qui profitent davantage à la banque, à ses collaborateurs ou à d’autres clients, qu’au client lui-même. C’est pourquoi nous avons établi une ligne de conduite stricte. Nous voulons ainsi nous assurer que l’intérêt du client prime toujours.
Situations à risque possibles
Pour chaque département de la banque, il existe une liste de situations susceptibles de conduire à un conflit d’intérêts. Nous mettons régulièrement cette liste à jour, en particulier lorsque la gamme de produits ou de services, ou l’organisation même de la banque, évolue. Nous évaluons ensuite si des mesures suffisantes existent pour éviter ces situations. Si ce n’est pas le cas, nous examinons quelles mesures nous pouvons prendre pour éviter que le client ne subisse un préjudice.
Exemples tirés de la liste des situations à risque :
- Conseiller un produit parce que la banque en tire le plus de bénéfices
- Favoriser la vente de produits propres à Belfius au lieu de produits de tiers
- Émettre un instrument financier et donner un conseil en placements aux investisseurs à ce sujet
- Présenter les produits de la banque comme plus durables que d’autres sans preuve objectiveAccepter et offrir des cadeaux et invitations pouvant donner l’impression de partialité
- Utiliser des informations confidentielles concernant un client ou un projet d’un client pour conseiller un autre client
- Conseiller des produits qui ne répondent pas aux préférences de durabilité du client
Cinq mesures de base contre les conflits d’intérêts
1. Limiter l’échange libre d’informations
Nous limitons l’échange, l’accès, l’utilisation ou la diffusion des informations. Les collaborateurs et agents ne reçoivent, par exemple, que les informations dont ils ont besoin pour exercer leur fonction. De cette manière, le risque qu’un collaborateur ou agent utilise certaines informations pour léser des clients et servir d’autres intérêts est réduit. Nous procédons ainsi, par exemple, par des séparations d’informations (par le biais des « Chinese Walls »), en gérant, contrôlant et sécurisant l’accès à certaines informations au sein du réseau de la banque, en établissant des règles concernant la conservation des informations sur un support distinct, par des codes de conduite…
2. Éviter toute influence inappropriée
Les collaborateurs et agents de la banque doivent adopter une attitude objective vis-à-vis des clients. Les mesures pour garantir cela vont au-delà de la simple limitation de l’accès à l’information. Nous contrôlons également l’utilisation de certaines informations lors de transactions personnelles des collaborateurs et agents. Les invitations ou cadeaux de clients doivent être enregistrés, tout comme la réception de legs. De cette façon, nous détectons rapidement les interventions inappropriées. Lorsque des collaborateurs ou agents exercent une activité complémentaire en plus de leur fonction chez Belfius, des règles supplémentaires s’appliquent.
3. Mesures organisationnelles
Parfois, nous allons encore plus loin et séparons physiquement certaines personnes, ou même des départements entiers, du reste de la banque. Ainsi, les analystes ou collaborateurs qui organisent des opérations financières pour les clients, comme les émissions d’obligations pour les aider à lever des fonds, travaillent dans une partie distincte de la banque. Cela permet d’éviter tout partage involontaire d’informations avec d’autres départements et de préserver leur objectivité.. Certaines informations – souvent sensibles pour les marchés financiers – sont si délicates qu’elles ne peuvent être partagées qu’avec une liste restreinte de personnes.
Avant que la banque n’accepte le mandat d’organiser une émission pour un tiers, un contrôle du risque de conflit d’intérêts est effectué. C’est le département Compliance qui s’en charge. Il travaille de manière indépendante via une « Control Room » où toutes les informations sur les mandats en cours ou les participations de Belfius sont centralisées. Selon le résultat de ce contrôle, certaines conditions ou modalités peuvent être liées à l’intervention de la banque. Ainsi, la tarification d’une émission pour un émetteur dans lequel Belfius détient ou souhaite détenir un intérêt se fera toujours en concertation avec un tiers. Le principe des quatre yeux, qui impose l’intervention d’un second collaborateur, garantit l’objectivité.
4. Ne pas agir
Si la banque, malgré toutes les mesures prises, ne trouve pas de solution convaincante pour protéger les intérêts des clients ou éviter un préjudice, elle n’agira pas. Par exemple, les collaborateurs ne peuvent pas réaliser de transactions pour leur propre compte, ni investir dans des instruments financiers émis par des entreprises avec lesquelles la banque a une relation d’affaire.
5. Informer les clients en toute transparence
La banque mettra tout en œuvre pour éviter un conflit d’intérêts ou pour empêcher que le client n’en subisse les conséquences. Dans certains cas, les mesures sont imposées par la réglementation, par exemple lorsque la banque reçoit ou accorde des avantages dans le cadre de services d’investissement, ou lors de la rédaction d’unprospectus…
Mais que se passe-t-il si aucune de ces mesures ne permet d’éviter un conflit d’intérêts et que la banque propose néanmoins ses services ? Dans ce cas, nous en informons clairement les clients. Ils peuvent ainsi prendre une décision en toute connaissance de cause.
Procédures et directives supplémentaires
La banque a pris des mesures supplémentaires pour les activités d’intermédiaire en assurance et lors de la distribution de produits de Belfius Insurance. De même, nous veillons à ce que le conseil en matière de placements et la planification financière restent séparés, afin que les intérêts commerciaux n’influencent pas le conseil.
Bon nombre de ces mesures s’adressent aux départements ou collaborateurs susceptibles d’être confrontés à des conflits d’intérêts. Toutefois, chaque collaborateur, quelle que soit sa fonction, doit respecter les règles de conduite de la banque.
En matière de rémunérations et de commissions, la banque prend également des précautions afin que les clients bénéficient d’un service de qualité et de conseils adaptés à leurs besoins. Cela vaut pour tous les produits et services proposés par Belfius, et pas uniquement pour les placements.
Les éventuelles plaintes sont examinées par un département distinct, afin de garantir un traitement objectif. Les plaintes liées à des conflits d’intérêts font quant à elles l’objet d’un suivi séparé et sont signalées en interne, pour permettre à la banque de prendre, si nécessaire, des mesures afin d’éviter que la situation ne se reproduise.
Formation et communication
Dans les directives internes, les formations et les séances d’information, la prévention et la gestion des conflits d’intérêts bénéficient d’une attention particulière. Tous les collaborateurs et agents ont à tout moment accès à l’information concernant les conflits d’intérêts et la manière de les signaler. Dans la communication à destination des départements commerciaux, la banque les encourage à signaler les conflits d’intérêts ou les plaintes. La banque peut ainsi prendre rapidement des mesures et protéger les intérêts des clients.
Responsabilité
La direction de Belfius Banque contrôle l’efficacité des systèmes, contrôles et procédures mis en place pour identifier, prévenir et gérer les conflits d’intérêts. Le département Compliance y contribue et assure un contrôle indépendant de l’application et de l’effectivité de la politique et des mesures.
