1. Home
  2. Producten en diensten
  3. IT Line
  4. Rapportering
  5. PaPyRuS
  6. Ask

PaPyRuS aanvragen

Klik op de verschillende etappes om de stappen te ontdekken die u dient te ondernemen voor een gratis abonnement op PaPyRuS


Stap 1

1. Te vervolledigen documenten

U heeft reeds toegang tot BelfiusWeb ?

PaPyRuS document 

In te vullen voor elke nieuwe aanvraag of verandering van reporting.
Dat document moet ondertekend worden door iemand die bevoegd is voor het operationele financieel beheer.

Op het PaPyRuS-formulier staan de volgende elementen :

  • Uw aanvaarding van het PaPyRuS-reglement.
  • De lijst met het soort documenten dat u elektronisch wilt ontvangen.
  • De lijst met rekeningen waarvan u een elektronische reporting wenst.
  • Hebt u al een actief BelfiusWeb-contract : de lijst met mensen die toegang krijgen tot de REPORTING-functie in BelfiusWeb.
  • Informatie gelinkt aan het opstarten van de PaPyRuS-reporting.
PaPyRuS-formulier

U heeft nog geen toegang tot BelfiusWeb ?

Raamcontract BelfiusWeb

Dit is de aanvraag om zich te abonneren op de toepassing. Dit contract is noodzakelijk als u nog geen abonnement hebt op BelfiusWeb of als u de raamovereenkomst nieuwe formule nog niet hebt ondertekend (verplicht voor elk nieuw contract en elke contractwijziging sinds september 2005).

De raamovereenkomst moet slechts één keer ondertekend worden.

raamcontract

Gebruikersfiche BelfiusWeb

Deze fiche is verplicht voor elke nieuwe gebruiker.

Het makkelijkst is toegang geven tot de reporting voor alle soorten documenten en voor alle rekeningen, maar het staat u vrij de toegang per gebruiker te beperken.

Opmerking : de toegang tot de PDF-documenten impliceert het verplichte gebruik van de toepassing BelfiusWeb. Voor meer informatie over BelfiusWeb kunt u terecht bij uw Adviseur/Relatiebeheerder/Public Banker.

Gebruikersfiche BelfiusWeb

Formulier PaPyRuS

In te vullen voor elke nieuwe aanvraag of verandering van reporting.
Dat document moet ondertekend worden door iemand die bevoegd is voor het operationele financieel beheer

Op het PaPyRuS-formulier staan de volgende elementen : 

  • Uw aanvaarding van het PaPyRuS-reglement (zie bijlage)
  • De lijst met het soort documenten dat u elektronisch wilt ontvangen. 
  • De lijst met rekeningen waarvan u een elektronische reporting wenst. 
  • Hebt u al een actief BelfiusWeb-contract : de lijst met mensen die toegang krijgen tot de REPORTING-functie in BelfiusWeb. 
  • Hebt u al een actief Belfius Secure Edi-contract, het verzendingsadres voor de reportingdocumenten. 
  • Informatie gelinkt aan de opstart van de PaPyRuS-reporting.
PaPyRuS-formulier

Stap 2

2. Hoe u zich kan voorbereiden tijdens de verwerking van uw aanvraag

Idealiter worden de belangrijke elementen vóór de eerste downloads bepaald : 

  • Wijs de personen aan die de PDF’s regelmatig moeten downloaden. Zo verliest u geen tijd (vergetelheid, tweemaal downloaden, ...). 
  • Waar gaat u de gedownloade documenten opslaan ? Ze worden automatisch opgeslagen op de harde schijf van de gebruiker (c:\Belfius\BelfiusWeb\reporting\...). Het zou interessanter kunnen zijn om de documenten op te slaan in een folder op uw netwerk. Om de parameter te veranderen, raden we u aan de handleiding te lezen.
    Als verscheidene gebruikers de documenten moeten downloaden, dan is het raadzaam dezelfde doelfolder op te geven om te vermijden dat hetzelfde documenten meermaals op verschillende plaatsen worden opgeslagen.
  • Indien nog niet gebeurd, installeer dan Adobe Acrobat Reader (gratis te verkrijgen op www.adobe.be). Die hebt u nodig voor de controle van de elektronische handtekening. 
  • Installeer het certificaat op uw pc en stel de parameters van Adobe Reader juist in zodat u de elektronische handtekening kunt controleren. Lees hiervoor de procedure "Hoe certificaten installeren en controleren ?".

PaPyRuS is bedoeld om geen reportingdocumenten meer te printen (rekeninguittreksels,…) of dat toch tot een minimum te beperken.

Het grootste voordeel van PaPyRuS is dat er geen documenten meer geprint worden (rekeninguittreksels en andere), noch door Belfius Bank noch door de eindgebruiker.

Hoewel elektronische documenten administratief en juridisch erkend zijn, haalden verscheidene gebruikers toch de impact aan van PaPyRuS op de huidige procedures voor het beheren en invoeren van rekeninguittreksels.

Is het mogelijk om enkel te werken op een elektronische versie en niet meer op papier ? Veel mensen hebben namelijk de gewoonte om aantekeningen te maken op de uittreksels en transacties in te voeren op basis van docucmenten op papier ?

CSV export => een praktische en nuttige oplossing

In BelfiusWeb kunt u een Excel-bestand aanmaken vanuit de rekeninghistoriek. Het bestand is in enkele seconden gecreëerd en kan achteraf qua vorm eventueel aangepast worden en ter beschikking gesteld worden van de gebruikers. Als ze dat willen kunnen ze daarop rechtstreeks aantekeningen maken die nuttig kunnen zijn bij het invoeren van de gegevens. De Excel-bestanden kunnen makkelijk verdeeld worden onder verschillende gebruikers. Daarna kunt u de gegevens inbrengen in uw boekhouding op basis van het Excel-bestand.

Tip: de functie 'export' creëert een CSV-bestand dat in Excel kan gelezen worden, maar geen lay-out bevat => het zou interessant zijn om één keer een gelay-out bestand te creëren (met plaats voor commentaar, enz.). De transacties worden dagelijks geëxporteerd in een nieuw Excel-bestand, maar u kunt ook de functie Knippen/Plakken gebruiken om de gegevens te integreren in het schema zodat u slechts één enkel werkdocument overhoudt.

Met de CSV-bestanden is ook een meer automatische verwerking mogelijk via ACCESS of EXCEL.


De ideale oplossing: het CODA-bestand

Het CODA-bestand bevat alle gegevens van uw rekeninguittreksels in een vast en gestructureerd formaat. In de meeste boekhoudprogramma’s is het mogelijk financiële gegevens automatisch te integreren in de boekhouding. Enkel de gegevens die de software weigert, moet u nog manueel invoeren.

Weinig klanten kennen en gebruiken alle mogelijkheden van CODA. Spreek er zeker over met uw informaticaleverancier.

CODA gebruiken is werkelijk een ideale aanvulling op PaPyRuS (en omgekeerd). Doordat het invoeren automatisch verloopt, wordt een uittreksel enkel nog als bewijs, als boekhoudstuk gebruikt. Vandaar dat afdrukken niet meer nodig is.


Commentaren op uw PDF-bestanden via Adobe Standard of Professional

De PDF-documenten die Belfius Bank ter beschikking stelt, bevatten een elektronische handtekening en kunnen niet van commentaar worden voorzien. Hebt u een Adobe Standard of Professional-versie (te betalen software), dan kunt u makkelijk een kopie van het originele ondertekende document nemen. Het is een exacte kopie van het originele exemplaar, maar het is niet ondertekend. U kunt dan de functies COMMENTAAR van Adobe gebruiken (mogelijkheid om commentaren toe te voegen, buffers in te bouwen, bepaalde teksten te markeren, enz. ). U kunt de twee versies van het document bewaren: de ‘officiële’ originele ondertekende versie en de werkversie met aantekeningen.

Tip: de te betalen software Adobe Standard of Adobe Professional biedt ook een andere interessante mogelijkheid. Op het document kunt u de functie ‘commentaar’ activeren via de gratis software ‘Adobe Reader’. Zodra deze optie is geactiveerd, kunnen de andere gebruikers de commentaren noteren via de READER-software. In dat geval kan een enkele licentie van Adobe Standard of Professional volstaan.





Administratief dossier terug te zenden naar

Belfius Bank nv
Abonnementendienst


Colis 7900

Pachecolaan 44
1000 Brussel

Of via fax : 02/222.69.93