Lorsqu'un employeur envoie ses travailleurs en déplacement professionnel avec leur voiture, moto ou cyclomoteur personnel, il est logique qu'il leur verse une indemnité pour les frais engagés. Le travailleur est censé pouvoir justifier ces frais. Toutefois, pour des raisons pratiques, l'administration fiscale accepte un remboursement de ces frais sur une base forfaitaire. Faisons le point sur les montants et ce qui est déductible fiscalement.


Plafond plus élevé


En principe, l'indemnité kilométrique forfaitaire versée aux travailleurs pour les missions professionnelles effectuées avec leur véhicule, moto ou cyclomoteur personnel ne peut pas dépasser l'indemnité kilométrique forfaitaire reçue par les fonctionnaires fédéraux dans le même contexte. En tout cas si vous voulez éviter que vos travailleurs soient imposés sur cette somme.

Pour la période du 1er juillet 2022 au 30 juin 2023, le plafond est en principe de 0,4170 euro/km (contre 0,3707 euro/km au cours des 12 mois précédents). Cette indemnité est censée couvrir les frais réels. Par conséquent, elle n'est pas imposable pour celui ou celle qui la reçoit.

Notez que les déplacements effectués par le travailleur entre son lieu de résidence et un lieu de travail fixe ne sont pas considérés comme professionnels! Ces déplacements ne peuvent donc pas faire l'objet de l'indemnité kilométrique visée. Si l'employeur les indemnise, il s'agit en principe d'une rémunération imposable (cependant, pour les déplacements domicile-travail en voiture ou avec un autre moyen de transport personnel, une exonération plafonnée à 430 euros est possible si le travailleur ne déduit pas les frais professionnels réels dans sa déclaration fiscale).


Majoration rétroactive due à la hausse du prix des carburants


Pour compenser la flambée des prix des carburants au 1er trimestre 2022, l'indemnité kilométrique a été relevée une fois et rétroactivement à 0,402 euro/km pour la période de mars à juin 2022.


Plus de 24.000 km par an ou une indemnité plus élevée?


L'administration fiscale accepte l'indemnité kilométrique forfaitaire pour les déplacements professionnels pour le compte de l'employeur jusqu'à un plafond de 24.000 km par an. Au-delà, le fisc n'accepte plus automatiquement le calcul forfaitaire et demande des preuves complémentaires du kilométrage parcouru et des frais (de véhicule) encourus.

Le montant de 0,4170 euro/km n'est qu'un forfait. Si le travailleur peut démontrer que le coût moyen par kilomètre est plus élevé, vous pouvez accorder une indemnité supérieure, mais toujours sur présentation des pièces justificatives requises.

Comment déduire cette indemnité?


L'indemnité kilométrique pour les déplacements professionnels est déductible fiscalement par l'employeur sous certaines conditions. Il faut tenir compte d'une limitation des frais.

Depuis le 1er janvier 2020 (exercice d'imposition 2021), la déductibilité pour les véhicules thermiques est calculée selon la formule suivante: 120% - (0,5% x coefficient x émissions de CO2 [en g/km]).

Le coefficient s'élève à:

  • 1 pour les véhicules diesel
  • 0,90 pour les véhicules au gaz naturel d'une puissance fiscale inférieure à 12 chevaux fiscaux
  • 0,95 pour les véhicules avec une autre motorisation (essence, LPG, hybride, hybride rechargeable, etc.)

La déduction calculée selon cette formule ne peut être supérieure à 100% des frais ni inférieure à 50% (ou 40% si les émissions du véhicule dépassent 200 g de CO2/km).

Les frais des véhicules électriques sont déductibles à 100% en vertu de la réglementation fiscale actuelle.


Et les bénévoles?


L'indemnité kilométrique des fonctionnaires fédéraux sert également de base au calcul des indemnités des bénévoles.

Le statut de bénévole ne permet pas de rémunérer les services prestés. Seuls les défraiements sont possibles. Outre les plafonds mensuels et annuels généraux, un plafond distinct est appliqué pour les indemnités de déplacement. Il est de 2.000 km par an et par bénévole (et sans limite pour l'activité de bénévolat consistant à transporter régulièrement des personnes). Ici aussi, l'indemnité ne doit pas dépasser l'indemnité kilométrique des fonctionnaires fédéraux.


Indexation trimestrielle plutôt qu'annuelle


Le ministre a annoncé l'indexation trimestrielle de l'indemnité kilométrique (depuis mars 2022). Auparavant, elle était annuelle (du 1er juillet au 30 juin). L'objectif est de rapprocher ainsi l'indemnité forfaitaire du coût réel.

Il s'agit cependant d'une arme à double tranchant. Si le prix du carburant vient à se normaliser, l'indemnité baissera également plus rapidement.

Cela signifie aussi que votre secrétariat social devra adapter les chiffres chaque trimestre. Le travailleur sera moins bien informé du montant qu'il recevra en fin de mois. Quant à vous, l'employeur, vous aurez une estimation moins claire de vos coûts réels de personnel dans les mois à venir.