Les principes fondamentaux de l’achat public

Définir au préalable ses besoins

Une définition précise du besoin est la garantie de la bonne compréhension et de la bonne exécution du marché. Cette phase préalable est essentielle car elle permet de :

• procéder à une estimation fiable du montant du marché ;
• choisir la procédure à mettre en œuvre en fonction du montant et du type de marché.

Concrètement, le pouvoir adjudicateur doit rédiger un cahier des charges qui détaille les travaux, prestations ou fournitures attendues. Pour être efficace, l'expression de ses besoins impose :

• une analyse des besoins fonctionnels des services;
• une connaissance approfondie des marchés ;
• une distinction entre achats standards et achats spécifiques ;
• une démarche de coût global (prix d'achat + coûts de fonctionnement et de maintenance).

Et si le pouvoir adjudicateur ne peut pas définir précisément les moyens propres à satisfaire ses besoins, il peut recourir à la procédure du dialogue compétitif. De même, si les spécifications du marché ne peuvent être établies au préalable avec une précision suffisante pour permettre le recours à l'appel d'offres ou à l’adjudication, le marché peut être passé selon la procédure négociée avec publicité sur la base d'un cahier des charges partiellement définis.

Qu’est-ce que les pouvoirs adjudicateurs peuvent faire ?

• faire le choix d'acheter seuls, ou de se grouper en lançant des marchés conjoints via une centrale d'achat ou de marché afin de bénéficier de fournitures et services à de meilleures conditions dans le strict respect des règles en la matière ;
• autoriser les variantes, notamment dans les domaines techniques ou à évolution rapide. Il s’agit d’un mode alternatif de conception ou d’exécution qui permet aux candidats de proposer une solution ou des moyens, autres que ceux fixés dans le cahier des charges. Les variantes peuvent porter sur l’ensemble ou une partie du marché ;
• décider de diviser en différents lots un marché susceptible d'être attribué séparément, en principe, en vue d'une exécution distincte. Les soumissionnaires peuvent remettre une offre pour l’ensemble du marché ou une partie des lots. Le pouvoir adjudicateur pourra d’office décider de n’attribuer que certains lots.

Respecter des obligations de publicité et de mise en concurrence

Une fois la décision prise et le cahier des charges rédigé, le pouvoir adjudicateur devra publier un avis de marché au Bulletin des Adjudications - si le montant du marché dépasse en principe les 85.000 euros (fourniture de biens meuble, de services / travaux) et au Journal officiel de l’Union européenne - si le montant du marché dépasse les 200.000 euros (fourniture de biens meuble, de services) et 5.000.000 euros (travaux). Cet avis de marché permet aux candidats de connaître les conditions du marché.

Cette publicité permet :

• le libre accès à la commande publique de l'ensemble des prestataires intéressés en informant les secteurs économiques concernés du lancement d'une procédure d'achat ;
• une plus grande diversité des offres.

Découvrez les règles de publicité pour le pouvoir adjudicateur

Au nom de la transparence et de l’égalité de traitement des candidats, le pouvoir adjudicateur :

• doit décrire l’objet du marché ;
• doit préciser les critères de sélection et d’attribution ;
• détermine le délai pour la remise des offres

Combien de temps disposez-vous pour remettre une offre ?

Si les principes fondamentaux de la commande publique s’appliquent dès le 1er euro commandé, le montant commandé peut avoir une influence dans la mesure où il peut justifier une procédure négociée.

Découvrez les modes de mises en concurrence

Attention ! L’analyse des critères d’attribution vous permet de bien vous situer en termes de prix par rapport à vos concurrents dans la mesure où ce critère est pondéré.

Choisir l’offre la plus économiquement avantageuse

Les marchés publics sont attribués avec concurrence, après vérification du droit d’accès, sélection qualitative et examen des offres des participants, conformément à une des différentes procédures de passation. La loi sur les marchés publics prévoit que le pouvoir adjudicateur choisisse l’offre la plus avantageuse tantôt uniquement par le prix (adjudication, enchère électronique…), tantôt par le meilleur rapport qualité/prix.

L’offre du candidat contient deux parties ayant trait, l’une à la sélection qualitative des soumissionnaires, l’autre au choix de l’offre via des critères d’attribution.

• La sélection qualitative doit permettre au pouvoir adjudicateur de vérifier la capacité du soumissionnaire à réaliser le marché.
• Il s’agira de sa capacité personnelle, financière, économique et technique (p.ex. une déclaration bancaire, une déclaration concernant le chiffre d’affaires global, une liste de travaux similaires exécutés au cours des 5 dernières années…)
• Les critères d’attribution sont ceux sur la base desquels l’offre sera évaluée. Ces critères sont déterminés par le pouvoir adjudicateur : Prix, valeur technique, caractère esthétique, caractéristiques environnementales, coût d’utilisation, rentabilité…

Les critères d’attribution devront être pondérés à l’aide de points ou d’une échelle de valeur. Ceci afin de permettre une comparaison des offres et d’attribuer le marché au soumissionnaire qui aura remis l’offre la plus intéressante.

Les marchés publics sont passés à forfait pour garantir que le pouvoir adjudicateur commande des travaux, des fournitures ou des services aux conditions financières les plus favorables. Cette règle du forfait doit être nuancée par les clauses de révision des prix en fonction de facteurs déterminés d’ordre économique ou social tels que les salaires ou les charges sociales.

En vue d'obtenir un meilleur achat, le pouvoir adjudicateur pourra avoir recours au dialogue et à la négociation pour autant qu’il se trouve dans les conditions dans lesquelles la loi l’autorise.

Eviter les conflits d’intérêt

La passation des marchés publics implique non seulement l’indépendance et l’impartialité des pouvoirs adjudicateurs mais également leur désintéressement. L’article 8 de la loi du 15 juin 2006 est très clair à ce sujet : "Sans préjudice de l'application d'autres interdictions résultant d'une loi, d'un décret, d'une ordonnance, d'une disposition réglementaire ou statutaire, il est interdit à tout fonctionnaire, officier public ou à toute autre personne liée à un pouvoir adjudicateur de quelque manière que ce soit, d'intervenir d'une façon quelconque, directement ou indirectement, dans la passation et l'exécution d'un marché public dès qu'il pourrait se trouver, soit personnellement, soit par personne interposée, dans une situation de conflit d'intérêts avec un candidat ou un soumissionnaire."

L'existence de ce conflit d'intérêts est en tout cas présumée :

• dès qu'il y a parenté ou alliance, en ligne directe jusqu'au troisième degré et, en ligne collatérale, jusqu'au quatrième degré, ou de cohabitation légale, entre le fonctionnaire, l'officier public ou la personne physique et l'un des candidats ou soumissionnaires ou toute autre personne physique qui exerce pour le compte de l'un de ceux-ci un pouvoir de direction ou de gestion;
• lorsque le fonctionnaire, l'officier public ou la personne physique est lui-même ou par personne interposée, propriétaire, copropriétaire ou associé actif de l'une des entreprises candidates ou soumissionnaires ou exerce, en droit ou en fait, lui-même ou par personne interposée, un pouvoir de direction ou de gestion.

Le fonctionnaire, l'officier public ou la personne physique se trouvant dans l'une de ces situations est tenu de se récuser.

De même, lorsque le fonctionnaire, l'officier public ou la personne physique ou morale visée détient, soit lui-même, soit par personne interposée, une ou plusieurs actions ou parts représentant au moins cinq pour cent du capital social de l'une des entreprises candidates ou soumissionnaires, il a l'obligation d'en informer le pouvoir adjudicateur.