Se préparer avant l’arrivée de la consultation

Selon la taille de votre entreprise et en fonction de votre secteur d’activité, votre plan d'attaque des marchés publics variera.

• Quelle(s) produit(s) ou service(s) pouvez-vous proposer au secteur public ?
• A qui voulez-vous vendre ? A l’Etat, aux régions, aux communes… ?
• Visez-vous à répondre aux procédures pour des montants importants ou limités ?
• Voulez-vous privilégier l'accès direct aux procédures européennes ou belges?
• Quel montant de marché public visez-vous ?
• Etc.

Selon la démarche commerciale choisie, la structure de vos équipes, vos objectifs commerciaux et vos taux de transformation (réponses positives/réponses rédigées) ne seront pas les mêmes.

Répondre à une procédure prend du temps et de l’énergie, de quelques heures pour un simple devis à quelques semaines de travail impliquant plusieurs collaborateurs. Aussi, songez à définir au préalable votre approche stratégique des marchés publics :

• Vous répondez à toutes les procédures qui se présentent car vous considérez que, sur la quantité, vous réussirez bien à gagner quelques marchés. Cette stratégie n’est rentable que si vous pouvez faire une offre en très peu de temps sur base d’une offre standard ou que le pouvoir adjudicateur dispose d’un besoin basique auquel votre entreprise répond parfaitement (papier, voitures, livres…).
• Vous ne répondez qu’aux offres pour lesquelles vous estimez avoir des chances de gagner le marché et vous tenez compte des coûts matériels et humains que celles-ci occasionnent.

Il n’est pas toujours facile d’évaluer ses chances de réussite, mais les critères suivants peuvent vous aider à prendre votre décision:

• Le pouvoir adjudicateur a déjà sélectionné votre entreprise ;
• Vous avez déjà travaillé avec le pouvoir adjudicateur ;
• Le marché est stratégique pour vous ;
• Votre offre est compétitive et colle parfaitement aux besoins du pouvoir adjudicateur ;
• Etc.

Bien comprendre les marchés publics et cibler les bons créneaux sont des démarches difficiles. Dans les grandes villes comme Bruxelles, Anvers, Gand, il existe des dizaines de pouvoirs adjudicateurs et ils ont tous des processus d'achat différents.

Apprenez à reconnaître les diverses procédures avant de décider si vous voulez participer à un marché public : marché sur facture acceptée, marchés conjoints, centrales d’achat ou de marchés, appels d'offres ouverts ou restreints , adjudications ouvertes ou restreintes, procédure négociée avec ou sans publicité, acquisition dynamique, enchères inversées... autant de manières de procéder que votre entreprise doit apprendre à connaître et face auxquelles elle devra choisir d'accéder ou non.

Vous pouvez également décider de surveiller les marchés publics dans une optique stratégique, c'est-à-dire sans viser l'accès à ces marchés, mais simplement pour repérer et suivre la concurrence.

Découvrez l’ensemble des pouvoirs adjudicateurs et leur potentiel

Au-delà des contraintes de la règlementation des marchés publics, il vous faut appréhender la complexité du processus décisionnel, identifier le rôle de chacun et adapter votre approche commerciale aux spécificités de chaque pouvoir adjudicateur.

Même si la commande publique est très encadrée juridiquement, il n’en demeure pas moins que le choix de vous faire confiance est effectué par un décideur sur base des avis rapportés par ses collaborateurs en charge d’évaluer votre offre par rapport aux critères d’attribution du marché. Pour chaque pouvoir adjudicateur à approcher, il y a lieu d’identifier les acteurs et leurs différents rôles dans l’acte d’achat : service dirigeant ou fonctionnaire dirigeant, utilisateurs, sélectionneurs techniques, financier, acheteur, prescripteurs, consultants.

Découvrez qui fait quoi chez le pouvoir adjudicateur

Pour établir vos prévisions commerciales, vous devez tenir compte du rythme des élections et du cycle budgétaire annuel.

Les cycles électoraux

• La plupart des pouvoirs adjudicateurs publics vivent au rythme du calendrier électoral. Le cycle d’investissement est marqué par une baisse l’année des élections et l’année suivante, et une forte hausse en année préélectorale.
• Après l’élection, le nouvel exécutif se met en place, ce qui peut bloquer pour quelques mois supplémentaires toute décision d’achat.
• Ensuite, les dépenses sont réalisées et s’affichent au budget à partir de la 2ème année du mandat.

Conseil : Positionnez votre entreprise au bon moment dans le cycle et tenez à l’œil les projets d’investissement annoncés au cours de la campagne.

Le cycle budgétaire annuel

L’activité de l’ensemble des pouvoirs adjudicateurs s’articule autour du cycle budgétaire annuel qui se décline en différentes étapes :

• la préparation budgétaire ;
• le débat d’orientation budgétaire ;
• le vote du budget qui prévoit et autorise les recettes et dépenses ;
• au cours de l’année, des documents d’ajustements peuvent être établis ;
• la clôture du cycle est constituée par l’arrêt des comptes au travers du compte administratif.

Conseil : Allez voir votre commune en début d’année afin de voir ce qu’elle a prévu comme investissements pour l’année en cours. En effet, les dépenses communales sont débattues au conseil et sont publiques.

Découvrez en détail les cycles budgétaires des communes belges

A défaut d’une planification préalable et d’une mobilisation d’une équipe compétente pour répondre à la procédure avant l’arrivée de la consultation, vous risquez d’avoir vos collaborateurs les plus susceptibles de répondre au cahier spécial des charges occupés sur d’autres missions et/ou de ne pas avoir le temps de faire appel à une assistance extérieure. Assurez-vous avant toute chose que votre commercial connaisse parfaitement les bases de la réglementation des marchés publics. Par la suite, son rôle auprès du fonctionnaire dirigeant sera :

• lui apporter des solutions à ses problèmes ;
• lui simplifier la vie ;
• créer un bon climat tout au long de la collaboration ;
• être l’interlocuteur entre son administration et votre entreprise ;
• etc.

Ensuite constituez-vous une équipe apte à répondre à tout appel d’offre. Et dans celle-ci, chaque collaborateur devra avoir son périmètre d’action bien défini. Les compétences dont vous aurez besoin seront de type techniques, commerciales, financières et juridiques, et, n’hésitez pas à sous-traiter l’expertise manquante dont vous avez besoin.

Vous ne devez pas vous limiter aux compétences internes. Selon votre situation, nous vous conseillons d’avoir recours à une intervention extérieure qui peut s’avérer indispensable pour réussir à développer votre chiffre d’affaires dans le secteur Public & Social. Par exemple, pour :

• comprendre la règlementation des marchés publics ;
• vous doter d’outils et méthodes de veille commerciale efficaces ;
• financer votre trésorerie ;
• proposer un cautionnement pour garantir la bonne exécution du contrat ;
• régler les différends contractuels ;
• recevoir de la formation portant sur des sujets précis en matière de marchés publics ;
• etc.

Découvrez les solutions offertes par Belfius et ses partenaires B2G

Lorsque l’importance du marché ne vous permet pas de présenter une candidature isolée ou si vous ne satisfaites pas à toutes les aptitudes financières ou techniques exigées, demandez-vous si vous n'auriez pas intérêt à envisager d’unir vos compétences et forces au sein d’un groupement d’entreprises (Association momentanée, GIE ou GEIE) afin d'augmenter vos chances de remporter le marché.

La co-traitance - qui se limiterait à l’exécution du marché - vous permet, en atteignant une plus grande taille, de déposer des offres pour des marchés plus importants et de répondre à plusieurs lots fractionnés. Dans ce cas de figure, assurez-vous également à bien vous coordonner car s'il manque une pièce à l’offre, une signature, une certification de l’un d’entre vous, tous les membres du groupement d’entreprises seront pénalisés.

Vous pouvez également envisager de sous-traiter. Afin d’officialiser la sous-traitance, votre offre devra toutefois reprendre aussi une lettre du sous-traitant s’engageant sans réserve à une participation lors de l’exécution du marché.

L’important dans ces deux cas de figure est de souligner les avantages de la solution pour le pouvoir adjudicateur et de le rassurer sur la faisabilité de l’opération.

• Quelles sont les règles de l’association momentanée ?
• Quelles sont les règles de fonctionnement de la sous-traitance ?

Mettez par exemple en avant la plus value liée à votre proximité si votre stratégie commerciale B2G est locale et votre solidité et votre capacité à couvrir l’ensemble du territoire si votre stratégie est nationale.

Vous avez déjà travaillé dans le B2G ? Mettez en valeur vos références des 3 dernières années dans le secteur, mais assurez-vous au préalable que vos clients vous aient donné leur accord et qu’ils soient satisfaits à 100 % de vos services (service après vente, respect des délais de livraison…). N’hésitez pas à leur demander de vous envoyer une lettre de remerciement qui sera du plus bel effet dans votre dossier. Vous vous lancez dans les marchés publics ? Peut-être sera-t-il plus facile pour vous de décrocher votre première référence B2G en intervenant comme sous-traitant.

La participation aux salons professionnels (Salon des Mandataires, Municipio, VVSG-Trefdag…) en tant qu’exposant est une excellente occasion de rencontrer les acheteurs publics, mais il convient de bien vous y préparer. Et de vous assurer d’y rencontrer les décideurs (invitation, cocktail, conférence…). Profitez de votre présence pour mettre en avant votre expertise, faites-vous interviewer sur le plateau TV du salon, participez à une table ronde…!

Découvrez le calendrier des foires en Belgique

Faire paraître un article agrémenté d’une expérience réussie avec un client public dans la ou les revues de référence du secteur public (Mouvement communal, Lokaal, OCMW Visies…), de votre activité ou votre chambre de commerce permet souvent un meilleur retour sur investissement qu’une petite news dans un quotidien ou un magazine national.

• Découvrez la liste des medias belges
• Quelles sont les informations à demander lors d’un entretien commercial avec un responsable public ?