Quels sont les contacts autorisés avec l’administration ?

Avant le lancement de la procédure

Malgré l’aspect formel des marchés publics, il n’est pas interdit de rencontrer les acteurs publics avant le lancement de la procédure à condition que cela n’ait pas pour effet d’empêcher ou fausser le jeu de la concurrence. Vous pourrez ainsi obtenir des informations utiles pour adapter au mieux vos futures propositions commerciales.

En outre, le pouvoir adjudicateur peut s’entretenir avec vous par une prospection de marché conformément à la Loi : « Avant le lancement d’une procédure de passation d’un marché, les pouvoirs adjudicateurs peuvent, en recourant à un dialogue, solliciter ou accepter un avis pouvant être utilisé pour l’établissement du cahier spécial des charges, à condition que cet avis n’ait pas pour effet d’empêcher la concurrence. ».

L’administration devra veiller à bien avoir repris dans le cahier spécial des charges toutes les informations pertinentes qu’elle a transmises aux sociétés rencontrées lors de ce dialogue (rencontre informelle de prospection).

Pendant la procédure

Avant l'ouverture des offres, vous pouvez prendre contact avec le pouvoir adjudicateur pour poser des questions sur le cahier spécial des charges ou signaler des erreurs que vous auriez décelées. En revanche, après ouverture des offres, tout contact allant dans ce sens est formellement interdit.

Le service dirigeant est le seul à pouvoir prendre contact avec vous pour demander un complément d'information ou des précisions relatives à l'offre.

Il est à noter que le cahier spécial des charges prévoit parfois une visite des lieux ou une séance de questions-réponses. Un conseil : assistez-y pour mieux comprendre la mission à remplir et pour adapter parfaitement votre offre aux besoins du pouvoir adjudicateur.

En outre, le pouvoir adjudicateur peut décider de lancer une procédure négociée avec ou sans publicité, ce qui permet une négociation. Attention, c’est toujours l’administration qui dirige la négociation !

Après la procédure

La personne chargée de la direction et du contrôle de l’exécution est appelée le fonctionnaire dirigeant. Son rôle est de surveiller la préparation, la fabrication et l'exécution de ce qu'il vous a commandé et de signer les bons de commande.