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Remboursements de frais et exonérations

Les remboursements de «frais propres à l'employeur» ne sont en principe ni imposables ni soumis aux cotisations de sécurité sociale, à condition de respecter les plafonds fixés par le fisc et l'ONSS. Frais, forfaits et fisc: découvrez ces points en détail.

Frais propres à l'employeur

Votre travailleur est amené à effectuer certaines dépenses? Vous lui remboursez ces frais professionnels? Vous ne devez en principe pas payer de cotisations ONSS sur ce montant. L'ONSS ne considère pas un remboursement de frais comme une rémunération à condition que celui-ci:
  • soit un véritable remboursement de frais qui n'entraîne pas un enrichissement du travailleur
  • s'effectue sur la base des frais réels ou d'un forfait en rapport avec la hauteur réelle des dépenses
  • obligatoire

Le remboursement peut avoir lieu sur la base des frais réels mais l'ONSS accepte que les frais mineurs difficilement démontrables soient remboursés sur la base d'un forfait. A condition de pouvoir le prouver au moyen de documents écrits, tels que le règlement de travail, les notes de service ou les avenants au contrat de travail.

Les remboursements de frais forfaitaires ne peuvent couvrir des dépenses qui sont déjà remboursées d'une autre manière.

Frais forfaitaires acceptés par l'ONSS

Vous trouverez sur le site web de l'ONSS (Instructions administratives) le tableau récapitulatif des différents postes de dépenses pour lesquels une estimation forfaitaire est acceptée. Les montants indiqués sont des maximums. Si les frais exposés sont supérieurs, vous pouvez opter pour la formule des frais réels, à condition de pouvoir les prouver. Attention cependant, pour un même type de frais, vous ne pouvez utiliser qu'un seul système et non les deux (frais réels et forfaitaires).

Les sommes qui dépassent le montant des frais réels constituent une rémunération sur laquelle des cotisations sont dues.

Les remboursements de frais forfaitaires ne peuvent pas non plus couvrir des dépenses qui sont déjà remboursées d'une autre manière.

Bon à savoir

En cas de contestation, vous devez justifier votre système de remboursement de frais et prouver la réalité de ces frais à l'aide de pièces justificatives. Attention, en cas de requalification, vous risquez, outre une majoration de cotisations et des intérêts de retard calculés sur une base annuelle, une sanction pour déclaration incomplète ou incorrecte.

En pratique et sous certaines conditions

Qu'en dit le fisc?

Le fisc accepte - sous conditions spécifiques - certains de ces montants (par ex. les frais pour les déplacements de service en Belgique, les frais pour l'utilisation professionnelle de la voiture personnelle du travailleur, les frais pour le PC et Internet, le remboursement forfaitaire de frais de bureau) et autres remboursements forfaitaires. 


Afin d’obtenir une sécurité juridique, vous devez introduire une demande de décision anticipée auprès du «Service des Décisions Anticipées en matières fiscales». Ces montants ne doivent pas être mentionnés sur les fiches fiscales (pour éviter l'application de la cotisation spéciale sur les commissions secrètes); au lieu de mentionner les montants, il faut marquer qu’il y des indemnités en remboursement de frais propres à l’employeur selon des critères sérieux.

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