Remboursements de frais et exonérations

Les remboursements de «frais propres à l'employeur» ne sont en principe ni imposables ni soumis aux cotisations de sécurité sociale, à condition de respecter les plafonds fixés par le fisc et l'ONSS. Frais, forfaits et fisc: découvrez ces points en détail.

Frais propres à l'employeur

Votre travailleur est amené à effectuer certaines dépenses? Vous lui remboursez ces frais professionnels? Vous ne devez en principe pas payer de cotisations ONSS sur ce montant. L'ONSS ne considère pas un remboursement de frais comme une rémunération à condition que celui-ci:
  • soit un véritable remboursement de frais qui n'entraîne pas un enrichissement du travailleur
  • s'effectue sur la base des frais réels ou d'un forfait en rapport avec la hauteur réelle des dépenses
  • obligatoire

Le remboursement peut avoir lieu sur la base des frais réels mais l'ONSS accepte que les frais mineurs difficilement démontrables soient remboursés sur la base d'un forfait. A condition de pouvoir le prouver au moyen de documents écrits, tels que le règlement de travail, les notes de service ou les avenants au contrat de travail.

Les remboursements de frais forfaitaires ne peuvent couvrir des dépenses qui sont déjà remboursées d'une autre manière.

Frais forfaitaires acceptés par l'ONSS

Vous trouverez sur le site web de l'ONSS (Instructions administratives) le tableau récapitulatif des différents postes de dépenses pour lesquels une estimation forfaitaire est acceptée. Les montants indiqués sont des maximums. Si les frais exposés sont supérieurs, vous pouvez opter pour la formule des frais réels, à condition de pouvoir les prouver. Attention cependant, pour un même type de frais, vous ne pouvez utiliser qu'un seul système et non les deux (frais réels et forfaitaires).

Les sommes qui dépassent le montant des frais réels constituent une rémunération sur laquelle des cotisations sont dues.

Les remboursements de frais forfaitaires ne peuvent pas non plus couvrir des dépenses qui sont déjà remboursées d'une autre manière.

Bon à savoir

En cas de contestation, vous devez justifier votre système de remboursement de frais et prouver la réalité de ces frais à l'aide de pièces justificatives. Attention, en cas de requalification, vous risquez, outre une majoration de cotisations et des intérêts de retard calculés sur une base annuelle, une sanction pour déclaration incomplète ou incorrecte.

En pratique et sous certaines conditions

  • Frais de déplacement

    Le montant du forfait pour les frais de déplacement entre le domicile et le lieu de travail et les déplacements professionnels en voiture et à vélo est respectivement égal à 0,3363 euro/km (auto) et 0,23 euro/km (vélo). Les forfaits comprennent «tous» les frais (entretien, assurance, carburant). L'employeur ne peut pas être le propriétaire du véhicule ni le financer.

  • Frais de route

    Le montant du forfait pour les frais de route de travailleurs non sédentaires (min. 4h de route consécutives pendant la journée de travail) est de 10 euros/jour, plus une indemnité de repas de 7 euros/jour.

  • Frais de séjour

    Si le travailleur ne peut rentrer chez lui, le montant applicable est de 35 euros/nuitée pour le repas du soir, le logement et le petit-déjeuner. Pour les déplacements de service à l'étranger, différents montants s'appliquent en fonction de la durée du séjour (max. 30 jours calendrier ou plus de 30 jours calendrier).

  • Travail à domicile

    Le montant forfaitaire est de 122,01 euros/mois et sert à couvrir entre autres les frais de chauffage, d'électricité et le petit matériel de bureau.

  • PC et Internet

    Le forfait acceptable pour les frais d'achat d'un PC et d'une connexion Internet est de respectivement 20 euros/mois. Il faut en l'occurrence que le travailleur utilise régulièrement (soit 1 jour/semaine, ou 1 semaine/mois) son propre PC et/ou sa propre connexion Internet à des fins professionnelles et que l'employeur n'intervienne d'aucune autre manière dans ces frais.

  • Frais de voiture

    Les forfaits pour les frais afférents à une voiture sont de 50 euros/mois (garage), 15 euros/mois (parking) et 15 euros/mois (car wash), à condition que le véhicule soit essentiellement utilisé à des fins professionnelles.

  • Frais de vêtements

    Les forfaits s'élèvent, pour l'achat de vêtements de travail, à 1,67 euro/jour ; pour l'entretien de vêtements de travail, à 1,67 euro/jour; et pour les vêtements du travailleur (entretien et usure) à 0,84 euro/jour.

Qu'en dit le fisc?

Le fisc accepte - sous conditions spécifiques - certains de ces montants (par ex. les frais pour les déplacements de service en Belgique, les frais pour l'utilisation professionnelle de la voiture personnelle du travailleur, les frais pour le PC et Internet, le remboursement forfaitaire de frais de bureau) et autres remboursements forfaitaires. 


Afin d’obtenir une sécurité juridique, vous devez introduire une demande de décision anticipée auprès du «Service des Décisions Anticipées en matières fiscales». Ces montants ne doivent pas être mentionnés sur les fiches fiscales (pour éviter l'application de la cotisation spéciale sur les commissions secrètes); au lieu de mentionner les montants, il faut marquer qu’il y des indemnités en remboursement de frais propres à l’employeur selon des critères sérieux.

Lisez également