1. Home
  2. Uw uitdagingen
  3. Working Capital Management
  4. Purchase And Inventory Management

Purchase & Inventory Management

Purchase And Inventory Management Content

Het goed beheer van de aankopen en de voorraden is van kapitaal belang voor uw bedrijf. Aan de ene kant om aan de bestellingen van de klanten te voldoen en bevoorradingsproblemen te beperken, aan de andere kant om zo weinig mogelijk kapitaal gedurende een zo kort mogelijke tijd vast te zetten. Daarvoor is een uitstekende coördinatie nodig, zowel intern tussen de diverse afdelingen (studiebureau, kwaliteit, productie, marketing…) als extern met de klanten en de leveranciers die – in het beste geval – worden betrokken bij de denkoefening over uw product.

Aankoopbeheer

Het beheer van de aankopen bepaalt – binnen een contractueel en juridisch kader – wanneer, tegen welke prijs en welke soort van producten u wilt bestellen, en welke kwaliteit ze hebben. Het antwoord op die vragen hangt af van uw eindproduct en van de service die u aan uw klanten wil bieden.

Integreer uw aankoopbeheer in uw strategie

Dankzij het model van Krajlic kunt u de aangekochte producten onderbrengen in 4 categorieën op basis van hun impact op uw rentabiliteit en de bevoorradingsrisico’s:

  1. De producten met een hefboomeffect vertegenwoordigen een groot aandeel in de kostprijs van het eindproduct. Op de markt zijn heel wat leveranciers beschikbaar.
    Aanbevolen aankoopstrategie: Veel aandacht hieraan besteden, leveranciers tegen elkaar uitspelen, permanent vinger aan de pols houden.
  2. Strategische producten vertegenwoordigen een groot aandeel in de kostprijs van het eindproduct. Zij worden verder gekenmerkt door een hoog aanvoerrisico doordat er maar één of slechts enkele leveranciers in de markt aanwezig zijn.
    Aanbevolen aankoopstrategie: strategische alliantie, nauwe betrekkingen, betrokkenheid van de leverancier in een zeer vroege fase, gezamenlijke creatie, verticale integratie, waardestreefdoel op lange termijn.
  3. Knelpuntproducten kunnen maar worden geleverd door één enkele leverancier ofwel is de levering ervan onzeker. Ze hebben een relatief beperkte impact op de financiële resultaten.
    Aanbevolen aankoopstrategie: Voldoende veiligheidsvoorraad aanleggen, permanente zoektocht naar potentiële leveranciers, relaties met bestaande leveranciers goed verzorgen.
  4. De niet-kritieke producten zijn gemakkelijk te verkrijgen en hebben een relatief beperkte impact op de kostprijs van het eindproduct. Er bestaan ook alternatieven in soort en wijze van toelevering.
    Aanbevolen aankoopstrategie: besteed niet veel tijd aan het onderhandelen met leveranciers over deze producten.

Verhoog uw productiviteit dankzij elektronisch beheer

  • Nieuwe technologie maakt van het aankoopbeheer een strategische tool die uw bedrijf een groter reactievermogen kan geven.
  • De bevoorrading elektronisch beheren maakt het mogelijk de kosten te drukken en productiever en efficiënter te zijn: elektronische aankopen (e-procurement, sourcing, marktplaatsen, onlineaankoopcentrales), beheer van de bevoorradingsketen met elektronische verwerking van de orders, klantenservice, leveranciersrelaties enz.

Onderhandel over meer leverancierskrediet

  • Komt u uw verbintenissen na, dan zullen uw leveranciers meer geneigd zijn hun verkoopsvoorwaarden in uw voordeel te herzien. Onderhandelen over de aankoop kan gaan over:
    • de financiële voorwaarden: vaak volumegebonden;
    • de betalingstermijnen: in het begin vrijwel onbespreekbaar, afhankelijk van uw eigen financiële kwaliteit en van de positie van de leverancier in de markt;
    • de leveringstermijnen: dankzij een snelle bevoorrading kunt u het zich permitteren om zelf lagere voorraden aan te houden
    • minimale afleveringshoeveelheden: hoe kleiner de mimimale afleverhoeveelheden u kunt bedingen hoe beter voor uw voorraadpositie.

Conclusie:

  • Door meer dagen leverancierskrediet te bedingen beperkt u uw behoefte aan werkkapitaal. Door de betalingstermijnen van uw facturen te verlengen, geniet u een kosteloze financiering.
  • Biedt uw leverancier u een interessante korting aan voor de contante betaling van zijn facturen, aarzel dan niet om dat voorstel in overweging te nemen, want doorgaans is dat voordeliger dan een kortlopend bankkrediet dat u eventueel hiervoor dient aan te gaan!

Beheer van voorraden en magazijnen

Dankzij een goed voorraadbeheer kan een bedrijf beschikken over de nodige productiemiddelen en zijn de afgewerkte producten beschikbaar om te voldoen aan alle bestellingen van de klanten. Zo vermijdt u aan de ene kant te grote voorraden en aan de andere kant bevoorradingsproblemen. Een dergelijk beheer wordt eveneens bevorderd door een goede organisatie van de magazijnen en de platformen.

Integreer het voorraadbeheer in uw strategische denkoefening

Voorraden vervullen een buffer- en consolidatierol binnen integrale logistieke ketens met een niet gesynchroniseerd verloop van vraag en aanbod. Hierbij kan voorraad volgende functies hebben:

  • Buffer- of ontkoppelvoorraad
  • Seriegroottevoorraad
  • Veiligheidsvoorraad
  • Anticipatievoorraad
  • Speculatieve voorraad

Financiële impact

De voorraad heeft een belangrijke impact op de rentabiliteit van de onderneming (stockagekosten, bestelkosten,capaciteitsgerelateerde kosten ...). Daarnaast vormt voorraad uiteraard een belangrijk beslag op het werkkapitaal.

Beheer de kosten voor de aankopen en de voorraad

De kosten voor de aankopen en de voorraad hebben net als de prijs die wordt betaald door uw eindklant een rechtstreekse impact op het nettoresultaat van de resultatenrekening.

  • De productiekosten omvatten de rechtstreekse kosten voor het materiaal, de rechtstreekse personeelskosten en de onrechtstreekse fabricagekosten. Daarbij komen de kosten voor het vervoer, de eventuele douanekosten en de verzekeringen.
  • De opslagkosten omvatten:
    • de opportuniteitskosten: u immobiliseert kapitaal in goederen.
    • de opslagkosten: u gebruikt ruimte, personeel en materiaal voor de opslag.
    • de kosten in verband met de risico’s: u loopt het risico dat uw voorraad bederft of gestolen wordt (verzekering afsluiten, (economische) veroudering en dode voorraad).
  • De bestellingskosten zijn de kosten voor het uitvoeren van de bestelling. In een productieomgeving zijn die kosten de som van de kosten voor de follow-up van de productie, de kosten voor de aanpassing van de machines en de kosten die inherent zijn aan het verlies aan capaciteit.
  • De kosten voor een ontbrekend artikel: ontbrekende artikelen genereren hoge kosten. Naast het rendementsverlies doordat er geen verkoop heeft plaatsgevonden en het eventuele verlies van klanten, moeten we eveneens rekening houden met de extra kosten voor spoedprocedures, laattijdige bestellingen en met de kosten voor extra aankoop en productie.
  • De kosten met betrekking tot de capaciteit: de niet-optimale benutting van de productiecapaciteit brengt eveneens kosten met zich: het eventuele beroep op extra personeel, de opleidingskosten, de overuren, de bonussen voor teamwerk enz.

Optimaliseer uw behoefte aan werkkapitaal

Naar het voorbeeld van het beheer van de liquiditeiten, de thesaurie en de kredieten, vormt het beheer van de aankopen en de voorraad een tweede essentiële hefboom voor het optimaliseren van de behoefte aan werkkapitaal.

  • Het leverancierskrediet dat verkregen kan worden is een bron van ‘gratis’ financiering van het werkkapitaal. Afhankelijk van zijn onderhandelingspositie ten aanzien van de leveranciers kan uw bedrijf langere termijnen overeenkomen of zal het in staat zijn zijn eigen kortere betalingstermijnen op te leggen.
  • Bovendien zal de voorraadcategorie waarvoor over het leverancierskrediet wordt onderhandeld, eveneens een rol spelen. Zodoende zal uw onderhandelingsmarge voor routineproducten waarvoor er vele leveringsalternatieven bestaan, groter zijn dan voor strategische producten.
  • Voorraden moeten worden gefinancierd. Die financiering kost natuurlijk geld, wat extern kan worden geregeld (interesten en bankkosten) of intern (eigen vermogen).

Waardeer uw voorraden op de balans

De manier waarop de voorraden worden gewaardeerd in de jaarrekening heeft weinig of geen impact op de thesaurie van het bedrijf.

  • Daartegenover staat dat de informatie die de jaarrekening vermeldt over de voorraden gebruikt wordt voor de berekening van de behoefte aan werkkapitaal, het nettobedrijfskapitaal en het resultaat. De potentiële partners van uw bedrijf baseren zich vaak op die informatie om zich een eerste idee te vormen over de prestaties/de financiële situatie van uw bedrijf.
  • Merk op dat de Belgische wetgever veel vrijheid en keuzemogelijkheden laat voor de waardering van de voorraden. Afhankelijk van de aldus gemaakte keuzes zult u in grote mate in staat zijn invloed uit te oefenen op de balansratio’s en op uw belastbaar resultaat afhankelijk van uw doelstellingen.
  • De keuze voor de methode van het waarderen van de lopende bestellingen is een klassiek voorbeeld van een dergelijke situatie. Die keuze is bv. belangrijk voor de bouwbedrijven waarvan de werkzaamheden vaak meer dan één boekjaar bestrijken. In dat geval kan de aannemer kiezen tussen de methode van de "afwerking van de werkzaamheden" en de methode van de "vordering van de werkzaamheden". Kiest hij voor de eerste methode, dan wordt de winst van het project pas geboekt op het einde van het contract. Kiest hij voor de tweede, dan wordt de rubriek ‘voorraden’ tussentijds verhoogd met een deel van de winst.

Financiering van aankopen en voorraden

De financiering van de aankopen en de voorraden is duidelijk een groter risico voor een financiële instelling dan de financiering van de vorderingen op klanten of duurzame investeringsgoederen - machines, voertuigen, vrachtwagens of gebouwen – Er wordt dan ook verwacht dat de onderneming minstens een deel van zijn voorraad kan financieren met eigen middelen of andere financieringsbronnen.

Het klassieke kortetermijnkrediet

Het klassieke kortetermijnkrediet in de vorm van een kaskrediet of van een straight loan. Meestal gaat het om kredietlijnen (eventueel aangevuld met een inpandgeving op het handelsfonds) waarbij de bank niet zorgt voor de follow-up en die uitsluitend worden toegekend op grond van de algemene solvabiliteit van de debiteur.

Het documentair krediet voor de import

Het documentair invoerkrediet is een kredietvorm die internationaal erg gebruikelijk is. De bank van de invoerder stelt zich borg voor de betaling van de goederen aan de leverancier, waarbij die laatste de daartoe vereiste documenten voorlegt. Die oplossing houdt van meet af aan een hele reeks elementen in die de risico’s beperken.

Warrantage

In geval van financiering door warrantage worden de goederen in pand gegeven en komt er een periodieke controle van de aanwezigheid van de voorraad (die meestal ligt opgeslagen bij een derde). Zodoende heeft de bank meer zekerheid over de aanwezigheid en de kwaliteit van de goederen.

De Supply Chain Finance

Supply Chain Finance (of de financiering van de bevoorradingsketen) is een financieringsvorm die de voorbije jaren sterk aan belangstelling wint. De basis voor die financieringsvorm is voldoende zichtbaarheid van de materiële goederenstroom en van de daarmee verband houdend financiële en informatiestromen.

Momenteel beperken de SCF-programma’s zich meestal tot één grote afnemer die samen met een factoringmaatschappij een dergelijk programma opzet waartot zijn leveranciers kunnen toetreden. Die zijn meest gekend onder de noemer Reversed Factoring.

Simulatoren

Welke korting voor contante betaling?

Bereken het gevolg van een korting voor contante betaling

Wat is uw behoefte aan werkkapitaal?

Bereken uw behoefte aan werkkapitaal

Wist u dat?

Het aankoopbeheer is bepalend voor de rentabiliteit van een bedrijf, net als de kwaliteit en de prijs van de verkochte producten en de productie- en leveringstermijnen.

White papers

Belfius biedt u white papers aan die u toelaten om precies te begrijpen wat een goed beheer van het werkkapitaal uw onderneming kan bijbrengen.