1. Home
  2. Uw uitdagingen
  3. B2G
  4. Participate
  5. Preparations

Zich voorbereiden zonder de raadpleging af te wachten

Wacht niet tot u de publicatie van de opdracht in handen hebt om u te organiseren. De ervaring leert ons dat een goede voorbereiding vóór de ontvangst van een bijzonder bestek uw kansen verhoogt om de opdracht in de wacht te slepen en uw onderneming in poleposition plaatst ten opzichte van uw concurrenten.

Stippel uw strategische aanpak uit

Stel de goede vragen vooraleer u uit de startblokken schiet. Al die antwoorden vormen stuk voor stuk kostbare informatie waarmee u uw commerciële aanpak kunt uitstippelen en uw kansen kunt inschatten om de beoogde overheidsopdrachten in te wacht te slepen.

Leg u realistische doelstellingen op

Uw plan om overheidsopdrachten aan te pakken, zal afhankelijk zijn van uw activiteitssector en de grootte van uw onderneming.

  • Welke producten of diensten kunt u de overheidssector aanbieden?
  • Aan wie wenst u te verkopen? Aan de Staat, de gewesten, de gemeenten …?
  • Wenst u op de procedures te antwoorden voor belangrijke of kleinere bedragen?
  • Verkiest u rechtstreekse toegang tot Europese of Belgische procedures?
  • Welk bedrag beoogt u met de overheidsopdracht?
  • Enz.

Afhankelijk van de gekozen commerciële aanpak zullen de structuur van uw teams, uw commerciële doelstellingen en uw realisatiegraad (positieve antwoorden/opgestelde antwoorden) verschillend zijn.

Kies ervoor om al of niet alle procedures te beantwoorden

Een procedure beantwoorden kost tijd en energie, gaande van enkele uren voor een eenvoudige prijsopgave tot enkele weken werk waar meerdere medewerkers bij betrokken zijn. Denk er dus aan om vooraf uw strategische aanpak inzake overheidsopdrachten te bepalen:

  • U beantwoordt alle procedures die zich aandienen omdat u kwantitatief denkt en enkele opdrachten in de wacht wilt slepen. Deze strategie rendeert slechts indien u, in zeer korte tijd, op basis van een standaardofferte een offerte kunt opstellen of indien de aanbestedende overheid over een basisbehoefte beschikt waaraan uw onderneming perfect kan beantwoorden (papier, auto’s, boeken …).
  • U beantwoordt enkel de offertes waarvan u denkt kans te hebben om de opdracht in de wacht te slepen en u houdt rekening met de materiële en menselijke kosten die ze teweegbrengen.

Het is niet altijd makkelijk om slaagkansen in te schatten. Volgende criteria kunnen u helpen een beslissing te nemen:

  • de aanbestedende overheid heeft uw onderneming al geselecteerd;
  • u hebt al met de aanbestedende overheid gewerkt
  • de opdracht is van strategisch belang voor u;
  • uw offerte is competitief en strookt volledig met de behoeften van de aanbestedende overheid ;
  • enz.

Bestudeer het aankoopproces van elke aanbestedende overheid

Het is niet gemakkelijk om te begrijpen wat de overheidsopdrachten precies inhouden en de goede marktsegmenten af te bakenen. In grote steden zoals Brussel, Antwerpen en Gent zijn er tientallen aanbestedende overheden die allemaal een verschillend aankoopbeleid hebben. Leer de diverse procedures herkennen vooraleer te beslissen of u aan een overheidsopdracht wenst deel te nemen: opdracht met aanvaarde factuur, samengevoegde opdrachten, aankoop- of opdrachtencentrales, open of beperkte offerteaanvragen, open of beperkte aanbestedingen, onderhandelingsprocedure met of zonder bekendmaking, dynamisch aankoopsysteem, omgekeerde veilingen… Kortom: het zijn stuk voor stuk manieren van werken die uw onderneming moet leren kennen en waarvoor ze al of niet zal moeten kiezen.

U kunt ook beslissen om, vanuit strategisch oogpunt, de overheidsopdrachten op de voet te volgen: zonder toegang tot deze opdrachten te beogen, maar gewoon om de concurrentie in de gaten te houden.

Ontdek alle aanbestedende overheden en hun potentieel

Identificeer de beslissingskanalen

Los van de verplichtingen van de wetgeving overheidsopdrachten, moet u het complexe karakter van het beslissingsproces begrijpen, de rol van alle betrokkenen identificeren en uw commerciële aanpak aan de specifieke kenmerken van elke aanbestedende overheid aanpassen.

Hoewel de overheidsbestelling juridisch sterk is gereglementeerd, wordt de beste inschrijver gekozen door een beslisser op basis van de adviezen die hij ontvangt van zijn medewerkers die uw offerte moeten beoordelen aan de hand van de gunningscriteria. Voor elke aanbestedende overheid waarmee u in contact treedt, is het belangrijk de actoren en hun rol in het aankoopproces te identificeren: leidende dienst of leidende ambtenaar, gebruikers, technische selecteurs, financier, koper, decision makers, consultants ...

Ontdek wie wat doet bij de aanbestedende overheid

Houd rekening met verkiezings- en begrotingscycli

Om uw commerciële prognoses op te stellen, moet u rekening houden met de tijdstippen waarop de verkiezingen plaatshebben en de jaarlijkse begroting wordt opgemaakt.

Verkiezingen

  • De meeste aanbestedende overheden worden beïnvloed door het tijdstip van de verkiezingen. Zo dalen de investeringen het eerste en tweede jaar na de verkiezingen en nemen ze het jaar vóór de verkiezingen fors toe.
  • Na de verkiezingen treedt de nieuwe bestuursploeg aan, waardoor elke aankoopbeslissing nog enkele extra maanden wordt geblokkeerd.
  • Daarna komen de uitgaven, die vanaf het 2de jaar van de bestuursperiode in de begroting worden opgenomen.

Tip: positioneer uw onderneming op het goede moment in de cyclus en houd de tijdens de verkiezingscampagne aangekondigde investeringsprojecten in de gaten.

Jaarlijkse begroting

De activiteit van alle aanbestedende overheden spitst zich toe op de jaarlijkse begroting, die verschillende fasen omvat:

  • het opstellen van de begroting;
  • het begrotingsdebat;
  • de goedkeuring van de begroting waarbij de ontvangsten en uitgaven worden vastgelegd;
  • in de loop van het jaar kan de begroting worden bijgestuurd;
  • het afsluiten van de rekeningen via de administratieve rekening.

Tip : ga in het begin van het jaar na welke investeringen uw gemeente voor het lopende jaar heeft gepland. Over de gemeenteuitgaven wordt immers gedebatteerd in de gemeenteraad, die publiek toegankelijk is.

Ontdek alles wat u moet weten over de begrotingen van de Belgische gemeenten


Maak de balans op van uw middelen

Evalueer grondig uw menselijke, materiële en technische middelen, uw mogelijkheden qua onderzoek en ontwikkeling, bevoorrading, productie, levering, serviceverlening … Zo komt u te weten of u kleine of grote overheidsopdrachten aankunt.

Doe een beroep op bekwame mensen

Zonder voorafgaande planning en het samenstellen van een team dat bekwaam is om, vóór de publicatie van de opdracht, de procedure te beantwoorden, loopt u het gevaar dat uw medewerkers die het best gewapend zijn om het bijzonder bestek te beantwoorden, met andere opdrachten in beslag genomen zijn en/of dat u geen tijd hebt om externe bijstand in te roepen. Vergewis er u, vóór alles, van of uw commerciële medewerker de grondbeginselen van de wetgeving overheidsopdrachten onder de knie heeft. Daarna zal hij de leidende ambtenaar:

  • oplossingen voor zijn problemen moeten aanreiken;
  • hem het leven makkelijker maken;
  • gedurende de hele samenwerking een goed klimaat scheppen;
  • de gesprekspartner tussen zijn administratie en uw onderneming zijn;
  • enz.

Vorm dan een team dat in staat is om elke overheidsopdracht te beantwoorden. Iedere medewerker van het team moet een duidelijke taakomschrijving hebben. De vaardigheden die u nodig hebt, zijn van technische, commerciële en juridische aard. Aarzel niet om de ontbrekende knowhow die u nodig hebt in onderaanneming uit te besteden.

Werk samen met externe specialisten

U moet zich niet tot de interne vaardigheden beperken. Afhankelijk van uw situatie raden wij u aan externe bijstand in te schakelen. Die kan onontbeerlijk blijken om uw omzetcijfer in de publieke en sociale sector te doen stijgen. Bijvoorbeeld om:

  • de regelgeving op de overheidsopdrachten te begrijpen;
  • u efficiënte tools en methodes voor commerciële observatie te bezorgen;
  • uw liquide middelen te financieren;
  • een borgtocht aan te bieden om de goede uitvoering van de overeenkomst te garanderen;
  • de contractuele geschillen te regelen;
  • opleiding te krijgen over bepaalde onderwerpen aangaande overheidsopdrachten;
  • enz.

Ontdek de oplossingen die Belfius en zijn partners u aanbieden

Overweeg samenwerking of onderaanneming

Wanneer de omvang van de opdracht u niet in staalt stelt om een afzonderlijke kandidatuur in te dienen of indien u niet over de vereiste financiële of technische knowhow beschikt, hebt u er misschien baat bij uw vaardigheden en krachten in een bedrijvencombinatie (tijdelijke vereniging, ESV of EESV) te bundelen en zo uw kansen om de opdracht in de wacht te slepen, te verhogen.

Samenwerking - die tot de uitvoering van de opdracht beperkt zou blijven - biedt u de mogelijkheid om, via schaalvergroting, offertes voor belangrijkere opdrachten in te dienen en op meerdere opgesplitste percelen te antwoorden. Zorg er in die denkbeeldige situatie ook voor dat alles goed gecoördineerd is, want indien er in de offerte een stuk, een handtekening of een certificering van een bepaald lid ontbreekt, worden alle leden van de bedrijvencombinatie bestraft.

U kunt ook opteren voor onderaanneming. Om de onderaanneming officieel te bekrachtigen, moet uw offerte echter ook een brief bevatten van de onderaannemer die zich tijdens de uitvoering van de opdracht onvoorwaardelijk tot deelname verbindt.

Belangrijk in deze twee denkbeeldige situaties is de voordelen van de oplossing voor de aanbestedende overheid te onderstrepen en haar over de haalbaarheid van de operatie gerust te stellen.


Verzamel de documenten die de aanbestedende overheid zou kunnen eisen

Stel vooraf een dossier samen met alle documenten die de aanbestedende overheden zouden kunnen eisen: bankattest, jaarbalansen van de laatste drie boekjaren, erkenning van de aannemer, cv van de personen die de opdracht zouden kunnen uitvoeren, verklaring van verzekering tegen beroepsrisico’s, gelijkvormigheidsattesten, lijst van de referenties van de laatste drie jaren, bedankbrief van aanbestedende overheden... Eens u alle stukken hebt bijeengebracht, geven wij u de raad om ze te nummeren, zodat u kunt nagaan of er geen stuk werd vergeten of per vergissing werd weggenomen.

Een nieuw Koninklijk Besluit (KB 15/07/2011) over de plaatsing van overheidsopdrachten in de klassieke sectoren voert een nieuwe regel in op het vlak van inlichtingen en documenten met betrekking tot de kwalitatieve selectie. Wanneer u de vereiste documenten (RSZ, btw-attest…) al tijdens een eerste procedure aan eenzelfde aanbestedende overheid hebt bezorgd (wanneer dat hetzelfde jaar is gebeurd voor de balansen van de laatste drie jaar), zult u ze niet meer opnieuw moeten indienen.

Let op! Uw dossier moet elk jaar worden herzien.

Welke extra informatie zou men kunnen vragen?

Stel uw onderneming voor aan de publieke en sociale sector

De grootste vrees van een aanbestedende overheid die een opdracht organiseert, is dat ze slechts één offerte ontvangt of onvoldoende kwaliteitsoffertes heeft. Haar grootste zorg is immers de mededinging te organiseren en de principes van de wet op de overheidsopdrachten na te leven. Aarzel dus niet om met haar in contact te treden om uw producten of diensten voor te stellen en u te laten aanbevelen.

Communiceer overeenkomstig uw commerciële strategie

Onderstreep bijvoorbeeld de meerwaarde die verband houdt met uw nabijheid indien uw commerciële B2G-strategie lokaal is en vestig de aandacht op uw soliditeit en uw vermogen om het hele grondgebied te bestrijken als uw strategie nationaal is.

Laat uw B2G-referenties tot hun recht komen

Hebt u al overheidsopdrachten uitgevoerd? Leg de nadruk op uw referenties van de laatste drie jaar, maar zorg er vooraf voor dat uw klanten u hun akkoord hebben gegeven en dat ze 100 % tevreden zijn over uw diensten (serviceverlening, naleving van de leveringstermijnen…). Aarzel niet hen te vragen om u een bedankbrief te sturen. Het zal uw dossier alleen maar ten goede komen. Stort u zich in de overheidsopdrachten? Misschien is het makkelijker voor u om uw eerste B2G-referentie in de wacht te slepen door als onderaannemer op te treden.

Neem deel aan beurzen of andere doelgerichte evenementen

De deelname aan vakbeurzen (Salon des Mandataires, Municipio, VVSG-Trefdag…) als exposant is een uitstekende gelegenheid om overheidsaankopers te ontmoeten. Het is belangrijk u hierop goed voor te bereiden. En ervoor te zorgen dat u met beslissers in contact treedt (uitnodiging, cocktail, conferentie…). Profiteer van uw aanwezigheid om de aandacht op uw knowhow te vestigen, laat u interviewen in de tv-studio van de beurs, neem deel aan een rondetafeldebat …!

Ontdek de kalender van de beurzen in België

Beheer uw betrekkingen met de pers

Laat in één van de referentietijdschriften van de overheid (Mouvement communal, Lokaal, OCMW Visies…) van uw sector of van uw kamer van koophandel een artikel over één van uw geslaagde ervaringen met een overheidsklant verschijnen. Dat levert een betere return on investment op dan een nieuwsberichtje in een nationale krant of een magazine.


Informeer de aanbestedende overheid over de technologische, financiële en logistieke mogelijkheden van de opdracht

Via uw commerciële prospectie komt u te weten dat de aanbestedende overheid niet over de nodige knowhow beschikt om haar volgende offerteaanvraag op te stellen? Een ideaal moment om haar op de hoogte te brengen van de technologische, financiële en logistieke mogelijkheden van de opdracht en van uw onderneming uiteraard.

De doeltreffendheid van de overheidsbestelling en de goede aanwending van de staatsgelden nopen de aanbestedende overheid er immers toe zich te informeren over de structuur van de bestaande offerte en zich als een verstandig en verantwoordelijk beheerder te gedragen, ongeacht de offerteaanvraagprocedure.

Ze kan ook een concurrentiedialoog voor uiterst complexe opdrachten lanceren.

Ontdek hoe de aanbestedende overheid haar bijzonder bestek opstelt

Wist u dat?

Om deel te nemen aan procedures voor geringe bedragen, moet u opgenomen zijn in een lijst van vooraf geselecteerde leveranciers die door de aanbestedende overheid is opgesteld.

Ontdek de bekendmakingsdrempels

Na een procedure te hebben gelanceerd, is de aanbestedende overheid niet verplicht de opdracht te gunnen (ongeacht de gekozen gunningswijze).

Ontdek de redenen waarom van een procedure wordt afgestapt

Een opdracht kan meermaals worden verlengd. In het algemeen mogen deze verlengingen niet meer dan vier jaar bedragen. De gunningsprocedure heeft dan niet alleen betrekking op de uitvoering van de aanvankelijke opdracht maar ook op de verlengingen ervan.

Belfius Accelerator

Wenst u deel te nemen aan ons programma "Belfius Accelerator" ?
Registreer u en we contacteren u!

Registreer u