De beslissing is positief

U vernam dat uw offerte in aanmerking werd genomen? Proficiat! Bedank uw klant voor het vertrouwen dat hij in u heeft. Vergeet vooral niet al uw medewerkers te feliciteren die tot dit succes hebben bijgedragen.

Vergewis u van de goede uitvoering van de opdracht met strikte naleving van de clausules van het bijzonder bestek en van de offerte. Indien u de opdracht niet uitvoert volgens de in het contract vermelde voorwaarden, mag u een sanctie verwachten.

De aanbestedende overheid, van haar kant, zal haar vraag beperken tot het voorwerp van de opdracht en de eventuele varianten. En indien u vindt dat ze haar verbintenissen tijdens de uitvoering van de opdracht niet naleeft, kunt u in principe altijd een klacht indienen.

Informeer u over de leidende ambtenaar

De persoon die met de leiding van en het toezicht op de uitvoering belast is, wordt de leidende ambtenaar genoemd. Het is zijn taak om toe te zien op de voorbereiding, de vervaardiging en de uitvoering van wat hij besteld heeft.

Bepaal of hij gerechtigd is de bestelbonnen, het proces-verbaal van oplevering … te ondertekenen

Is dat niet het geval, dan raden wij u aan rechtstreeks te schrijven naar de betrokken dienst of persoon die gerechtigd is om de bestelbonnen en het proces-verbaal van oplevering te aanvaarden om te vermijden dat uw factuur bij aankomst wordt geweigerd.

Stel uw borgtocht

Er wordt u door de aanbestedende overheid een borgtocht gevraagd om de goede uitvoering van de opdracht te garanderen. U hebt 30 dagen na het sluiten van de opdracht om de borgtocht te stellen.(bvb. door het stellen van een bankwaarborg) Anders loopt u na ingebrekestelling het risico dat de aanbestedende overheid ambtshalve een borgtocht stelt met toepassing van een sanctie van 2 % van het aanvankelijk bedrag of gewoon de ontbinding van de opdracht.

Let op: vergeet niet om aan het eind van het contract de vrijgave van uw borgtocht te vragen!

De borgtochten voor de opdrachten van minder dan 50 000 euro en/of waarvan de uitvoeringstermijn minder dan 45 dagen bedraagt, worden afgeschaft

Sinds 1 juli 2013 wordt geen borgtocht meer geëist voor opdrachten met een geraamde waarde van minder dan 50 000 euro (of 100 000 euro in de speciale sectoren). Tenzij anders is overeengekomen in de documenten van de opdracht, wordt evenmin een borgtocht geëist voor opdrachten waarvan de uitvoeringstermijn minder dan 45 dagen bedraagt (in plaats van 30 dagen voordien).

Voor werken van geringere omvang of werken met een kortere uitvoeringstermijn worden geen extra kosten meer aangerekend voor de uitgifte van borgtochten!

De borgtocht vertegenwoordigt 5 % van het aanvankelijke bedrag van de opdracht

De regelgeving bepaalt dat de borgtocht 5 % van het aanvankelijke bedrag van de opdracht vertegenwoordigt – dit wil zeggen op basis van het bedrag van de in aanmerking genomen offerte en niet van het door de aanbestedende overheid geraamde bedrag van de opdracht.

De overheid beschikt voortaan over een recht tot afhouding op elk verschuldigd bedrag

Sinds 1 juli 2013 beschikt de overheid over een recht tot afhouding op elk verschuldigd bedrag, zelfs buiten elke tekortkoming van de opdrachtnemer.

De opdrachtnemer kan uit een aantal vormen van borgtochten kiezen. De belangrijkste zijn de bankwaarborg, de waarborg van een gezamenlijke borgtochtmaatschappij of een depositio bij de Deposito – en Consignatiekas.

Ontdek de voornaamste wijzigingen sinds 1 juli 2013 in de nieuwe wetgeving op de overheidsopdrachten

Voor meer informatie neemt u best contact op met uw corporate banker.

Voer de opdracht uit

De beslissing om de opdracht aan een inschrijver te gunnen, wordt officieel bekrachtigd door de overdracht van de kennisgevingsbrief aan de titularis van de opdracht. Op straffe van sancties moet u de opdracht voortaan uitvoeren met strikte naleving van de clausules van het bijzonder bestek en van de offerte . De aanbestedende overheid, van haar kant, moet haar vraag tot het voorwerp van de opdracht en de eventuele varianten beperken.

En als de opdracht u wordt toegekend na de geldigheidstermijn van uw offerte?

U kunt ze aanvaarden, weigeren of sommige van uw voorwaarden wijzigen, wat de administratie dan zou kunnen verplichten om uw offerte opnieuw te beoordelen.

De aanbestedende overheid moet in sommige gevallen een wachttijd laten aflopen (standstill)

Voor overheidsopdrachten die in het Europese Publicatieblad moeten bekendgemaakt worden beschikken de inschrijvers over een termijn van 15 dagen, te rekenen vanaf de dag volgend op de verzending van deze kennisgeving, om een verzoek in kort geding aanhangig te maken bij de bevoegde rechtbanken (de Raad van State indien het om een administratieve overheid gaat of de rechtbank van eerste aanleg voor de aanbestedende overheid die geen administratieve overheid is). Het voorwerp van dit verzoek is het aanvragen van de schorsing of de vernietiging van de gunningsbeslissing wat de procedure dus zal blokkeren.

Eens de termijn van 15 dagen is verstreken en bij gebrek aan verzoek (of indien het verzoek werd afgewezen), kan de aanbestedende overheid de opdracht effectief gunnen en haar beslissing aan de in aanmerking genomen inschrijver meedelen. Het is op dat ogenblik dat de opdracht echt gesloten is.

Let op! Wacht tot u de bestelbon hebt ontvangen om de prestaties te beloven. In sommige gevallen kan het een ander document dan de kennisgevingsbrief zijn!

Dien een schriftelijke aanvraag tot oplevering in na de gedeeltelijke of volledige uitvoering van de opdracht

Na uw schriftelijke aanvraag tot oplevering van de leveringen, diensten of werken te hebben aanvaard, gaat de opleveringsdienst – of de in het contract aangewezen leidende dienst - na of de uitgevoerde prestaties wel degelijk aan de eisen van het contract beantwoorden.

Als de oplevering beëindigd is, ontvangt u een proces-verbaal dat u bij uw factuur voegt (belangrijk, want zonder proces-verbaal, geen betaling!)

Er zijn 3 soorten opleveringen

Afhankelijk van het soort opdracht, de aard en de omvang ervan doet de aanbestedende overheid een beroep op een type van opleveringen of een combinatie van verschillende types:

gedeeltelijke voorlopige oplevering (kwaliteit);
volledige voorlopige oplevering (kwantiteit);
definitieve oplevering (aan het eind van de waarborgperiode).

Stuur uw factuur

Eens de oplevering is beëindigd, kunt u uw factuur naar de leidende ambtenaar sturen volgens de in het contract bepaalde modaliteiten (eenmalige betaling, betaling via voorschotten met vervolgens betaling van het saldo).

Let op: vergeet niet aan uw factuur het proces-verbaal van oplevering toe te voegen!

Verzorg uw factuur met inachtneming van de vormvereisten

Zorg er in het algemeen voor dat u voor elke communicatie met de aanbestedende overheid uw briefwisseling dateert. En de beste manier blijft het aangetekend schrijven met bewijs van ontvangst. Wat de terminologie betreft, neem exact de bewoordingen van de opdracht over!

Laat u betalen

Onlangs werden een aantal initiatieven genomen om de betalingstermijnen in deadministratie te verbeteren en om zo te vermijden dat men de ondernemingen, vooral de kmo’s, in moeilijkheden brengt. Een late betaling van de aanbestedende overheid geeft u bovendien ambtshalve recht op

rente wegens late betaling.

Vóór 16 maart 2013

De betalingstermijnen voor de opdrachten van diensten en leveringen

De betaling moet uiterlijk 50 kalenderdagen na de datum van ontvangst van de schuldvordering. Binnen deze termijn moet de schuldvordering worden aanvaard en een factuur worden opgesteld en betaald.

De betalingstermijnen voor de opdrachten van werken

De betalingstermijn bedraagt 60 kalenderdagen voor de opdrachten van werken vanaf de schuldvordering. Binnen deze termijn moet de schuldvordering worden aanvaard en een factuur worden opgesteld en betaald.

Na 16 maart 2013

De betalingstermijnen voor alle opdrachten die na 16 maart 2013 werden gesloten

De betalingstermijn van de opdrachten die na 16 maart 2013 werden gesloten, bedraagt voortaan 30 dagen vanaf het aflopen van de verificatietermijn. Ook de verificatietermijn beloopt 30 dagen na de ontvangst van de verklaring van schuldvordering.

Let op! Voor de aanbestedende overheden uit de zorgverstrekkingssector blijft de betalingstermijn 60 dagen vanaf het aflopen van de verificatietermijn (uitsluitend voor de werken betreffende deze specifieke activiteit).

Voorschot bij het onderbreken van de uitvoering van de opdracht van meer dan 30 dagen

SIndien de uitvoering van uw opdracht voor meer dan 30 dagen door de aanbestedende overheid wordt onderbroken, ontvangt u een voorschot op de volgende betaling in verhouding tot de uitgevoerde prestaties.

Hoeveel bedraagt de rente wegens late betaling?

Wijziging van het contract of de prijzen in de loop van het contract

Of het nu gebeurt op initiatief van de aanbestedende overheid of van de opdrachtnemer, het is soms onontbeerlijk om de aanvankelijke opdracht tijdens de uitvoering te herzien. Deze beslissing zal echter eventueel moeten worden gecompenseerd (verlengde termijn, schadevergoeding …).

Elke wijziging aan de clausules en essentiële voorwaarden van een contract gebeurt via een aanhangsel of een aanvullende clausule bij het aanvankelijk contract en moet worden gemotiveerd.

Wijziging van de prijzen in de loop van het contract

De wet op de overheidsopdrachten bepaalt dat een opdracht wordt gesloten tegen een forfaitaire prijs. Dat belet echter niet dat de prijs niet kan worden herzien op basis van bepaalde factoren van economische of sociale aard (lonen, sociale lasten, grondstoffenprijzen, wisselkoersen …).

De prijsherziening is een maatregel die bestemd is om het principe van het forfaitair karakter van de overheidsopdrachten te versoepelen doordat hij het mogelijk maakt de prijs van de werken, leveringen en diensten die tijdens de uitvoering van de overheidsopdracht door de opdrachtnemer werden gepresteerd, aan te passen om hem af te stemmen op de evolutie van bepaalde bestanddelen van de kostprijs.

Dien een klacht en een verzoek in

Indien u tijdens de uitvoering van de opdracht vindt dat de aanbestedende overheid haar verbintenissen niet nakomt of indien u, als gevolg van onvoorzienbare omstandigheden, de uitvoeringstermijn wenst te verlengen of de opdracht wenst te herzien of zelfs te ontbinden, kunt u een klacht of een verzoek indienen. En omgekeerd heeft de aanbestedende overheid ook het recht om dit jegens u te doen.

Let op! De klachten en verzoeken moeten schriftelijk en aangetekend gebeuren.

In geval van feiten die aan één van de partijen zijn toe te schrijven

De opdrachtnemer kan de verlenging van de uitvoeringstermijnen, de herziening of de ontbinding van de opdracht en/of schadevergoeding verkrijgen indien hij het onvermogen en de traagheid van de aanbestedende overheid om beslissingen te nemen of andere feiten kan aantonen: gebrekkige voorafgaande studie, onjuiste inlichtingen in het bijzonder bestek…

De aanbestedende overheid kan de herziening of de ontbinding van de opdracht en/of schadevergoeding verkrijgen indien ze het onvermogen en de traagheid van de opdrachtnemer of van zijn medewerkers om beslissingen te nemen of andere feiten kan aantonen.

In geval van onvoorzienbare omstandigheden die aan geen enkele partij te wijten zijn (overstromingen, muntontwaardingen …)

De opdrachtnemer kan geen volledige schadevergoeding eisen. Tot nog toe waren de herziening of de ontbinding van de opdracht wegens onvoorzienbare omstandigheden enkel mogelijk indien de onderneming een zeer belangrijk nadeel kon aantonen, wat in de praktijk soms tot interpretatiemoeilijkheden aanleiding kon geven.

Sinds 1 juli 2013 kwantificeert dit koninklijk uitvoeringsbesluit dit zeer belangrijk nadeel en bepaalt de drempel op 2,5 % van het aanvankelijk bedrag van de opdracht, en in alle gevallen op een minimumbedrag van 100 000 euro. Er is echter een franchise van toepassing van 17,5 % van het vastgestelde nadeel, met een maximumgrens van 20 000 euro.

De aanbestedende overheid kan de herziening van de opdracht aanvragen indien ze vermoedt dat de begunstigde onderneming een zeer belangrijk voordeel heeft genoten als gevolg van onvoorzienbare omstandigheden. Ze heeft maximaal negentig kalenderdagen na de voorlopige oplevering van de opdracht om dit te doen.

Er wacht u een sanctie bij niet-naleving van de voorgeschreven voorwaarden

Indien de leidende ambtenaar vaststelt dat u uw opdracht niet uitvoert volgens de in het contract bepaalde voorwaarden, mag hij u op grond van de regelgeving op de overheidsopdrachten boetes en sancties opleggen en kan hij ambtshalve maatregelen nemen zonder eerst naar de rechtbank te moeten stappen.

Onder ambtshalve maatregelen verstaat men één van de drie volgende mogelijkheden:

de eventuele eenzijdige ontbinding van het contract;
‘de opdracht voor rekening’, dat wil zeggen de uitvoering van de opdracht door een andere dienstverlener, waarbij het verschil wordt betaald door degene die zijn verbintenissen niet is nagekomen;
de uitvoering in regie, dat wil zeggen de "interne" uitvoering door de aanbestedende overheid van de taken die niet door de inschrijver zouden zijn nagekomen.

Ontdek het bedrag van de sancties in KB van 14/01/2013 (hoofdstuk 2 afdeling 7)

Zie ook op www.inforum.be en bekom uw paswoord via registratie op Belfius Accelerator.

Meer info?

Hoe verlopen de procedures?

Belfius Accelerator

Wenst u deel te nemen aan ons programma "Belfius Accelerator" ?

Registreer u en we contacteren u !