Welke contacten met de administratie zijn toegestaan?

Vóór de lancering van de procedure

Ondanks het formeel aspect van de overheidsopdrachten, is het niet verboden om de overheidsactoren te ontmoeten vooraleer de procedure wordt gelanceerd, op voorwaarde dat daardoor de mededinging niet wordt verhinderd of vervalst. Op die manier verwerft u nuttige informatie om uw toekomstige commerciële voorstellen zo goed mogelijk aan te passen.

Bovendien mag de aanbestedende overheid zich met u onderhouden door conform de wet aan marktverkenning te doen : "Alvorens een procedure voor het plaatsen van een overheidsopdracht te starten, mogen de aanbestedende overheden via een technische dialoog advies vragen of aanvaarden dat bij het opstellen van het bijzonder bestek kan worden gebruikt, op voorwaarde dat een dergelijk advies niet tot de uitschakeling van de mededinging leidt."

De administratie moet ervoor zorgen dat ze in het bijzonder bestek alle relevante informatie opneemt die ze tijdens deze technische dialoog aan de ondernemingen heeft verstrekt (informele prospectieontmoeting).

Tijdens de procedure

Vóór de opening van de offertes kunt u met de aanbestedende overheid contact opnemen om vragen te stellen over het bijzonder bestek of fouten te melden die u eventueel zou hebben ontdekt. Na de opening van de offertes is daarentegen elk contact dat in die richting zou kunnen gaan formeel verboden.

De aanbestedende overheid is de enige die met u contact mag opnemen om u meer informatie of verduidelijking over de offerte te vragen.

Het bijzonder bestek kan soms een plaatsbezoek of een vraag- en antwoordsessie voorschrijven. Een goede raad: tracht ze bij te wonen om beter de gevraagde prestaties te begrijpen en uw offerte perfect aan de behoeften van de aanbestedende overheid aan te passen.

Bovendien kan de aanbestedende overheid beslissen om een onderhandelingsprocedure met of zonder bekendmaking te lanceren, wat een onderhandeling mogelijk maakt. Let op: de administratie leidt altijd de onderhandeling!

Na de procedure

De persoon belast met de leiding van en het toezicht op de uitvoering van de opdracht wordt de leidende ambtenaar genoemd. Het is zijn taak toe te zien op de voorbereiding, de productie en de uitvoering van wat hij u bevolen heeft en de bestelbonnen te ondertekenen.