Hoe verloopt een onderhandeling?

Er bestaan drie uitzonderingsprocedures die de onderhandeling mogelijk maken:

• de onderhandelingsprocedure met bekendmaking;
• de versnelde onderhandelingsprocedure met bekendmaking;
• de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking.

De onderhandelingsprocedure mag slechts worden gebruikt in de gevallen opgesomd in artikel 26 van de wet van 15 juni 2006.

In een onderhandelingsprocedure mogen onderhandelingen worden gevoerd met alle of een deel van de inschrijvers. De aanvankelijk ingediende offerte kan na afloop van de onderhandelingen worden gewijzigd, maar zodra de uiteindelijke offerte is ingediend, is er geen onderhandeling meer mogelijk. Dat is het grote verschil tussen een offerteaanvraag en een aanbesteding enerzijds, en een onderhandelingsprocedure anderzijds.

De (versnelde) onderhandelingsprocedure met bekendmaking vertoont de volgende kenmerken:

• De aankondiging van de opdracht wordt bekendgemaakt in het Bulletin der Aanbestedingen (en voor de meer omvangrijke opdrachten eveneens in het Publicatieblad van de Europese Unie).
• Na deze aankondiging mogen de ondernemingen bij de aanbestedende overheid de op hun persoonlijke situatie en hun financieel, economisch en technisch draagvermogen betrekking hebbende stukken indienen. De ondernemingen die deze stukken bij de aanbestedende overheid indienen, worden de ‘kandidaten’ genoemd. Het dossier dat ze indienen, heet de ‘kandidatuur’. Dit dossier bevat dus de bewijsstukken over de uitsluitingscriteria en de kwalitatieve selectiecriteria.
• De aanbestedende overheid bestudeert de verschillende kandidaturen en bepaalt de al of niet te selecteren kandidaten.
• Na afloop van dit voorafgaand onderzoek worden de geselecteerde kandidaten verzocht een offerte in te dienen op basis van een bijzonder bestek.
• In principe gebeurt de opening van de offertes achter gesloten deuren, tenzij in het bijzonder bestek anders is vermeld.
• In een eerste fase wordt de administratieve en technische regelmatigheid van de offertes geverifieerd.
• In een tweede fase worden de regelmatige offertes onderzocht in het kader van de ‘shortlist’. Concreet gezien is dat onderzoek erop gericht de voor de onderhandelingen in overweging te nemen offertes te bepalen.
• In een derde fase worden de onderhandelingen met de in de shortlist vermelde inschrijvers gevoerd. Na deze onderhandelingen mogen de betrokken inschrijvers een verbeterde offerte indienen. Deze nieuwe offerte wordt ook ‘BAFO’ (Best And Final Offer) genoemd.
• In een vierde fase wordt één van de inschrijvers die aan de onderhandelingen heeft deelgenomen, uitgekozen (op basis van de in het bijzonder bestek vermelde gunningscriteria) om de opdracht uit te voeren.
• Bij een versnelde onderhandelingsprocedure met bekendmaking verlopen het toegangsrecht, de kwalitatieve selectie en het onderzoek van de offertes in één fase om de procedure te versnellen.

De onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking vertoont de volgende kenmerken:

• De aanbestedende overheid kiest een aantal ondernemingen uit die een offerte mogen indienen. Het is de bedoeling minstens vijf ondernemingen uit te kiezen om de indiening van minstens drie offertes te verkrijgen (principe van mededinging).
• De in aanmerking genomen ondernemingen worden, op basis van het bijzonder bestek dat aan de brief is toegevoegd, schriftelijk verzocht om een offerte in te dienen.
• Na dit verzoek mogen de in aanmerking genomen ondernemingen een offerte indienen.
• In principe gebeurt het openen van de offertes achter gesloten deuren, tenzij in het bijzonder bestek anders is vermeld.
• In een eerste fase wordt de administratieve en technische regelmatigheid van de offertes geverifieerd.
• In een tweede fase worden de regelmatige offertes onderzocht in het kader van de ‘shortlist’. Concreet gezien is dat onderzoek erop gericht de voor de onderhandelingen in overweging te nemen offertes te bepalen.
• In een derde fase worden de onderhandelingen met de in de shortlist vermelde inschrijvers gevoerd. Na deze onderhandelingen mogen de betrokken inschrijvers een verbeterde offerte indienen. Deze nieuwe offerte wordt ook ‘BAFO’ (Best And Final Offer) genoemd.
• In een vierde fase wordt één van de inschrijvers die aan de onderhandelingen heeft deelgenomen, uitgekozen (op basis van de in het bijzonder bestek vermelde gunningscriteria) om de opdracht uit te voeren.

Bron: Gids voor ondernemingen die aan overheidsopdrachten van leveringen en diensten willen deelnemen – Portaalsite Public Procurement