Een competitief en conform dossier samenstellen

Lees onmiddellijk de beknopte beschrijving van de taak die in het bijzonder bestek vervat zit: het voorwerp van de opdracht en daarna het technisch gedeelte van het bijzonder bestek om de details en de wijze van uitvoering te kennen. Op die manier kunt u nagaan of uw onderneming over de technische en financiële mogelijkheden beschikt om de opdracht uit te voeren.

Indien een opdracht uit verscheidene categorieën bestaat, moet u ze allemaal beantwoorden. Anders kan uw offerte worden afgewezen. In dit denkbeeldig geval haalt één inschrijver de hele opdracht binnen.

Indien een opdracht in percelen is verdeeld, kunt u kiezen op welk(e) perce(e)l(en) u wenst te antwoorden. Elk van die percelen zal door de aanbestedende overheid, los van de andere percelen, worden beoordeeld. In dat geval kunnen meerdere inschrijvers elk één of meer percelen binnenhalen.

Opdracht tegen globale prijs: indien de aanbestedende overheid in haar bijzonder bestek forfaitaire of vaste hoeveelheden vermeldt, mag u er zeker van zijn dat ze die hoeveelheden zal bestellen.

Opdracht volgens prijslijst: indien de aanbestedende overheid in haar bijzonder bestek vermoedelijke of geraamde hoeveelheden vermeldt, mag u er niet zeker van zijn dat ze die hoeveelheden zal bestellen.

Dankzij de wet op de overheidsopdrachten kan de aanbestedende overheid gebruikmaken van de variante, wanneer ze niet in staat is om precies haar behoeften te definiëren. De variante biedt de mogelijkheid om de koper een alternatieve oplossing of alternatieve middelen voor die in het bijzonder bestek aan te bieden om de prestaties van de opdracht uit te voeren. Ze kan verplicht, facultatief en vrij zijn en kan betrekking hebben op technische specificaties maar ook op de aanpassingen van de financiële voorwaarden van de opdracht.

U mag variante en optie niet met elkaar verwarren. In feite is de optie een bijkomstig element van de opdracht waarvoor de aanbestedende overheid zich het recht voorbehoudt om al of niet te bestellen. Vaak weet ze zelfs niet of het budget waarover ze beschikt voor deze aanvulling zal volstaan.

Let op! Verduidelijk in uw offerte waarom de voorgestelde variante al of niet voordeliger is dan de basisofferte.

• Wat is de verdeling in percelen?
• Wat is het verschil tussen een variante en een optie?
• Lees aandachtig de regels van de verschillende procedures

Bij overheidsprocedures wordt de structuur van uw antwoord opgelegd. De overheidssector doet een beroep op de diensten van uw onderneming met het oog op efficiëntie. De overheidsaankoper wil geen tijd verliezen. Wees eenvoudig, nauwkeurig, duidelijk en leesbaar voor elk type van lezers (beslissers, technici… ), volg het plan dat in het bijzonder bestek wordt voorgesteld, gebruik de precieze terminologie, organiseer uw offerte om de beoordeling ervan te vergemakkelijken en wees sober in uw presentatie. En last but not least, leef de timing na! Indien u te laat bent, ook al is het maar een seconde, wordt uw kandidatuur automatisch als niet-conform beschouwd.

Op die manier maakt u niet de fout te uitvoerig op onderwerpen van minder belang te antwoorden en met weinig woorden te antwoorden op de belangrijke onderwerpen. En aangezien een overheidsaankoper geen uur in een catalogus wenst te zoeken naar het antwoord op een belangrijk criterium, neemt u beter rustig de tijd om, op een apart document, een synthese van ongeveer een pagina te schrijven met daarin de grote punten van uw offerte en dat blad vooraan in uw dossier te steken.

In geval van vergissing of tekortkoming is er niemand om u te verwittigen en u een tweede kans te geven. Beantwoord dus alle vragen, verstrek alle gevraagde informatie. Uw kandidatuur kan worden verworpen voor één ontbrekend stuk, vooraleer zelfs de technische offerte te bekijken. Vergeet ook niet uw offerte te ondertekenen!

Afhankelijk van het soort procedure kunt u zich al een beeld vormen van het maximumbudget dat hiervoor nodig is: een opdracht van minder dan 85 000 euro, bijvoorbeeld, moet niet worden bekendgemaakt. In dit geval is het dus onnodig om een hogere prijs in te dienen! Hoe dan ook, wees realistisch over het budget dat de opdracht vertegenwoordigt. En speel vooral geen prijsbreker! Indien de prijzen van een offerte abnormaal laag of hoog blijven, zou de aanbestedende overheid deze offerte, via een gemotiveerde beslissing, kunnen verwerpen na de door haar nuttig geachte verduidelijking te hebben gevraagd en de rechtvaardigingen te hebben geverifieerd.

Vestig altijd de aandacht op de voordelen van uw oplossing (en daarna op de technische kenmerken). Leg duidelijk uit wat u kunt aanbrengen en waarom uw onderneming de ideale partner is om de opdracht uit te voeren. Laat uw sterke troeven tot hun recht komen, minimaliseer uw zwakke punten, neutraliseer de concurrentie door op een handige manier haar negatieve kanten te onderstrepen. Straal echter vooral vertrouwen en respect uit en denk altijd aan de lange termijn als u uw onderneming positioneert. Indien u deze opdracht niet in de wacht sleept, weet dan dat er later nog andere opdrachten op u afkomen.

Als u een overheidsopdracht beantwoordt, verbindt u uw onderneming. Behalve in de onderhandelingsprocedure vóór de indiening van de definitieve offerte, zult u uw offerte niet kunnen wijzigen. Eens u geselecteerd bent, zult u de opdracht moeten uitvoeren met strikte naleving van de clausules van het bijzonder bestek en van de offerte op straffe van sancties. Op die manier zal u alle risico’s dragen die verband houden met de kosten van de prestaties en de materialen.

• Uw offerte komt te laat bij de aanbestedende overheid aan.
• Uw offerte werd niet in twee enveloppes gestoken.
• Uw offerte werd via e-mail ingediend en niet via een eProcurement-toepassing die aan de vereiste normen beantwoordt.
• Uw offerte of/en de belangrijke documenten zijn niet ondertekend of uw offerte is niet ondertekend door de persoon of de personen die gemachtigd is/zijn om de onderneming contractueel ten aanzien van de aanbestedende overheid te verbinden.
• Uw offerte of kandidatuur bevat niet alle vereiste documenten.
• Uw prijzen werden niet vermeld of zijn niet voldoende correct in de offerte of de inventaris.
• Uw offerte bevat een clausule aangaande de betaling van de uitgevoerde leveringen en/of diensten die afwijkt van de bepalingen ter zake die in het bijzonder bestek worden vermeld.
• U hebt uw algemene verkoopsvoorwaarden opgelegd.
• U hebt een prijsherzieningsformule ingediend, hoewel het bijzonder bestek zich daartegen verzet.
• U hebt verscheidene offertes ingediend (behalve bij de onderhandelingsprocedure).
• U bent het bij het bijzonder bestek behorend inschrijvingsformulier vergeten.
• U bent vergeten om stalen aan de offerte toe te voegen, wat volgens het bijzonder bestek nochtans verplicht is.
• Uw offerte houdt geen rekening met de in het bijzonder bestek vermelde waarborgtermijn.
• Enz.

Ontdek de verschillende vergissingen die u niet mag maken