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La gestion des achats et des stocks

Purchase And Inventory Management Content

La bonne gestion des achats et des stocks est un enjeu capital pour votre entreprise. D’une part pour honorer les commandes des clients et limiter la rupture de stock, d’autre part pour immobiliser le minimum de capitaux pendant un minimum de temps. Celle-ci demande une excellente coordination tant à l'interne entre les différents départements qu’en externe avec les clients et les fournisseurs qui peuvent être associés à la réflexion sur votre produit.

Gestion des achats

La gestion des achats détermine - dans un cadre contractuel et juridique - quand, à quel prix et quel type de produits vous voulez commander, et de quelle qualité. La réponse à ces questions dépend de votre produit final et du service que vous souhaitez offrir à vos clients.

Intégrez la gestion des achats dans votre stratégie

Le modèle de Krajlic vous permet de classer les produits achetés en 4 catégories sur la base de leur impact sur votre rentabilité et les risques d’approvisionnement :

  1. Les produits à effet de levier représentent un pourcentage élevé du coût du produit final. Beaucoup de fournisseurs sont disponibles sur le marché.
    Stratégie d’achat recommandée : consacrez beaucoup d'attention, faites jouer la concurrence, contrôlez vos fournisseurs en permanence.
  2. Les produits stratégiques représentent un pourcentage élevé du coût du produit final. Ils sont en outre caractérisés par un risque d’alimentation élevé provoqué par la pénurie ou la livraison difficile parce qu’il n’y a qu’un ou très peu de fournisseurs présents sur le marché.
    Stratégie d’achat recommandée : créez des alliances stratégiques, relations étroites, faites participer très tôt le fournisseur, développez la co-création, l’intégration verticale, la cible de valeur à long terme.
  3. Les produits de goulot d’étranglement ne peuvent être fournis que par un seul fournisseur ou bien que leur livraison est incertaine. Ils ont un impact relativement bas sur les résultats financiers.
    Stratégie d’achat recommandée : constituez un stock de sécurité suffisant, recherchez en permanence des fournisseurs potentiels, veillez à entretenir de bonnes relations avec les fournisseurs existants.
  4. Les produits non critiques sont faciles à acheter et ont un impact relativement limité sur le coût du produit final. Il existe aussi des alternatives dans le type et le mode de livraison.
    Stratégie d’achat recommandée : ne passez pas trop de temps avec les fournisseurs de ces produits.

Augmentez votre productivité grâce à la gestion électronique

  • Les nouvelles technologies font de la gestion des achats un outil stratégique capable d'assurer à votre entreprise une grande réactivité.
  • La gestion électronique des approvisionnements permet de réduire vos coûts, d’augmenter la productivité et l’efficacité : achats électroniques (e-procurement, sourcing, places de marchés, centrales d’achats on line), gestion de la chaîne d'approvisionnement avec le traitement électronique des ordres, service à la clientèle, relations avec les fournisseurs ...

Négociez plus de crédit fournisseur

  • Si vous respectez vos engagements, vos fournisseurs seront plus enclins à revoir leurs conditions de ventes en votre faveur. Votre négociation d'achat pourra porter sur les :
    • Conditions financières : souvent liées au volume
    • Délais de règlements : peu négociables au début, en fonction de votre situation financière et de la position du fournisseur sur le marché
    • Délais de livraison : grâce à un approvisionnement rapide, vous pouvez vous permettre de réduire vos stocks
    • Quantités minimales de livraison : plus petites seront les quantités de livraison, meilleure sera votre position de stock

Conclusions :

  • En négociant une augmentation de jours de crédit fournisseur vous allégez votre besoin de fonds de roulement.
  • Si votre fournisseur vous propose une ristourne intéressante pour le paiement au comptant de ses factures, n’hésitez pas à envisager cette option, car le rendement de cette formule est généralement plus élevé que le coût d'un prêt bancaire à court terme que vous devriez éventuellement souscrire !

Gestion des stocks et des magasins

Une bonne gestion des stocks permet à l’entreprise d’avoir les ressources nécessaires pour produire et les produits finis disponibles pour honorer toutes les commandes des clients. Vous devez d’une part éviter des stocks trop importants et d’autre part la rupture de stock. Cette gestion est également facilitée par une bonne organisation des magasins et des plates-formes.

Intégrez la gestion des stocks dans votre réflexion stratégique

Les stocks jouent un rôle tampon et de consolidation au sein des chaînes d'approvisionnement intégrées avec un développement non synchronisé de l'offre et de la demande. On peut en distinguer différentes catégories de stocks :

  • Stocks tampon ou de découplage
  • Stocks cycliques ou de lotissement
  • Stocks de sécurité
  • Stocks d’amortissement
  • Stocks spéculatifs

Impact financier

Le niveau des stocks a un impact important sur la rentabilité de l’entreprise (coûts de stockage, coûts de commande, frais liés à la capacité ...). De plus, un stock élevé impacte directement le besoin en fonds de roulement.

Gérez les coûts liés aux achats et au stockage

Les coûts d'acquisition et de stock ont, à l'instar du prix versé par votre client final, un impact direct sur le résultat net du compte de résultat.

  • Le coût de production se compose du coût direct des matériaux, des charges directes du personnel et du coût de fabrication indirect. Il est majoré des frais de transport, de douane éventuels et des assurances.
  • Les frais de stockage se composent des :
    • Coût d'opportunité : vous immobilisez du capital dans des marchandises.
    • Coût de stockage : vous utilisez de l'espace, du personnel et du matériel pour procéder au stockage.
    • Coût lié aux risques : vous courrez le risque de détérioration ou de vol du stock (souscription d’une assurance, vieillissement (économique) et stock mort.
  • Le coût de commande est le coût d'exécution de la commande. Dans un environnement de production, ce coût est l'addition du coût de suivi de la production, des coûts d'adaptation des machines et du coût inhérent à la perte de capacité.
  • Le coût d'un article manquant : les articles manquants génèrent des coûts élevés. Outre la perte de rendement découlant de l'absence de vente et de l'éventuelle perte de clients, il convient également de tenir compte des frais supplémentaires liés aux procédures d'urgence, aux commandes en retard et aux coûts d'achat et de production supplémentaires.
  • Le coût lié à la capacité : l'exploitation non optimale de la capacité induit également des coûts : le recours éventuel à du personnel supplémentaire, les frais de formation, les heures supplémentaires, les bonus pour travail en équipe ...

Optimalisez votre besoin en fonds de roulement

A l’instar de la gestion des liquidités, de la trésorerie et du crédit, la gestion des achats et du stock constitue un autre levier essentiel d'optimalisation du besoin en fonds de roulement.

  • Le Crédit fournisseur susceptible d'être obtenu est une source de financement ‘gratuite’ du fonds de roulement. En fonction de sa position par rapport aux fournisseurs, votre entreprise pourra convenir de délais plus longs ou sera en mesure d'imposer ses délais de paiement réduits.
  • Par ailleurs, la catégorie de stock pour laquelle sont menées les négociations à propos du crédit fournisseur joue également un rôle. Ainsi, votre marge de négociation pour des produits courants pour lesquels il existe de nombreuses alternatives de livraison sera réduite par rapport à celle propre à des produits stratégiques.
  • Les stocks doivent être financés. Ce financement a un coût, qui peut être externe (intérêts et frais bancaires) ou interne (capitaux propres).

Valorisez vos stocks au bilan

Le mode de valorisation des stocks dans les comptes annuels a peu ou pas d'impact sur la situation de trésorerie de l'entreprise.

  • À l'inverse, les informations figurant dans les comptes annuels à propos des stocks sont utilisées pour le calcul du besoin en fonds de roulement, du capital d'exploitation net et du résultat. Les partenaires potentiels de votre entreprise s'appuient souvent sur ces informations pour se faire une première idée des performances/de la situation financière(s) de votre entreprise.
  • Il importe de souligner que le législateur belge laisse beaucoup de liberté et de possibilités de choix en termes de valorisation des stocks. En fonction des choix ainsi opérés, vous serez, dans une large mesure, à même d'influencer les ratios bilantaires et votre résultat imposable et ce, en fonction de vos objectifs.
  • Le choix de la méthode de valorisation des commandes en cours est un exemple classique - d'une telle situation. Ce choix est p.ex. important pour les entreprises de construction dont les travaux courent souvent sur plusieurs exercices comptables. Dans ce cas, l'entrepreneur pourra choisir entre la méthode de "l'achèvement des travaux" et la méthode de "l'avancement des travaux". S'il choisit la première méthode, le bénéfice du projet ne sera comptabilisé qu'au terme du contrat. S'il opte pour la deuxième, le poste de stock sera dans l'intervalle majoré d'une partie du bénéfice.

Financement des achats et des stocks

Le financement des achats et des stocks est clairement plus risqué pour une institution financière que le financement des factures d'achat ou des biens d'investissement durables - machines, voitures, camions ou bâtiments. On s’attend donc à ce que l’entreprise finance elle-même une partie de son stock au moyen de capitaux propres ou d'autres sources de financement.

Les crédits à court terme classiques

Le crédit à court terme classique sous la forme d'un crédit de caisse ou d’un straight loan. Il s'agit la plupart du temps de lignes de crédit (éventuellement complétées par un nantissement sur le fonds de commerce) dont la banque n'assure pas le suivi et qui sont exclusivement octroyées en fonction de la solvabilité générale du débiteur.

Le crédit documentaire à l'importation

Le crédit documentaire à l'importation est une forme de crédit très utilisée au niveau international. La banque de l'importateur se porte garante du paiement des marchandises au fournisseur, moyennant la production, par ce dernier, de documents conformes. Cette solution intègre d’emblée toute une série d'éléments réduisant les risques.

Le warrantage

En cas de financement par warrantage, les marchandises sont mises en gage et un contrôle périodique de la présence du stock est réalisé (lequel stock se trouve la plupart du temps chez un dépositaire tiers). Ce faisant, la banque dispose d'une sécurité accrue quant à la présence et à la qualité des marchandises.

La Supply Chain Finance

La Supply Chain Finance (ou le financement de la chaîne d'approvisionnement) est une forme de financement très en vogue ces dernières années. Cette forme de financement nécessite une visibilité suffisante du flux physique des marchandises, ainsi que des flux financiers et d'information y afférents.

Actuellement, les programmes de Supply Chain Finance sont dédiés principalement à de gros clients qui mettent en place avec une société d'affacturage un tel programme auquel peuvent participer ses fournisseurs. Ils sont surtout connus sous le nom Reversed Factoring.

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Le saviez-vous ?

La gestion des achats conditionne la rentabilité de l’entreprise, mais également la qualité et le prix des produits vendus, les délais de fabrication et de livraison.

White Papers

Belfius vous offre des White Papers vous permettant de comprendre précisément ce qu'une bonne gestion du Working Capital peut apporter à votre entreprise.