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Comment se déroule une négociation ?

Il existe trois procédures d’exception qui permettent la négociation :

  • la procédure négociée avec publicité ;
  • la procédure négociée directe avec publicité ;
  • la procédure négociée sans publicité.

La procédure négociée ne peut être utilisée que dans les cas énumérés à l'article 26de la loi du 15 juin 2006.

Dans une procédure négociée, des négociations peuvent être menées avec l’ensemble ou avec une partie des soumissionnaires. L’offre initialement introduite peut être modifiée à l'issue des négociations mais une fois l’offre finale remise, il n’y a plus de négociations possibles. C’est là la grande différence entre un appel d’offres et une adjudication, d’une part, et une procédure négociée, d'autre part.

La procédure négociée (directe) avec publicité présente les caractéristiques suivantes :

  • L’avis de marché est publié dans le Bulletin des Adjudications (et pour les marchés de plus grande ampleur, également dans le Journal Officiel de l’Union européenne).
  • À la suite de cet avis, les entreprises peuvent introduire auprès du pouvoir adjudicateur les pièces se rapportant à leur situation personnelle, à leur capacité financière et économique et à leur capacité technique. Les entreprises qui introduisent ces pièces auprès du pouvoir adjudicateur portent le nom de ‘candidats’. Le dossier qu’elles introduisent s’appelle la ‘candidature’. Ce dossier contient donc les pièces justificatives concernant les critères d’exclusion et les critères de sélection qualitatifs.
  • Le pouvoir adjudicateur étudie les différentes candidatures et détermine les candidats à sélectionner ou non.
  • À l’issue de cet examen préliminaire, les candidats sélectionnés sont invités à déposer une offre sur la base d’un cahier spécial des charges.
  • En principe, l’ouverture des offres s’effectue à huis clos, sauf mention contraire dans le cahier spécial des charges.
  • Dans une première phase, la régularité administrative et technique des offres est vérifiée.
  • Dans une deuxième phase, les offres régulières sont examinées dans le cadre de la ‘short-list’. Concrètement, cet examen vise à déterminer les offres à prendre en considération pour les négociations.
  • Dans une troisième phase, des négociations sont menées avec les soumissionnaires repris dans la short-list. À la suite de ces négociations, les soumissionnaires concernés sont autorisés à introduire une offre améliorée. Cette nouvelle offre est également appelée ‘BAFO’ (Best And Final Offer).
  • Dans une quatrième phase, un des soumissionnaires ayant participé aux négociations est choisi (sur la base des critères d’attribution mentionnés dans le cahier spécial des charges) pour l’exécution du marché.
  • Dans le cas d’une procédure négociée directe avec publicité, le droit d'accès, la sélection qualitative et l’examen des offres se déroulent en une séance pour accélérer la procédure.

La procédure négociée sans publicité présente les caractéristiques suivantes :

  • Le pouvoir adjudicateur choisit un certain nombre d’entreprises qui sont autorisées à déposer une offre. L'objectif est de choisir au moins cinq entreprises afin d’obtenir le dépôt de trois offres au moins (principe de concurrence).
  • Les entreprises retenues sont invitées par courrier à déposer une offre sur la base du cahier spécial des charges joint à la lettre.
  • À la suite de cette invitation, les entreprises retenues peuvent introduire une offre.
  • En principe, l’ouverture des offres s’effectue à huis clos, sauf mention contraire dans le cahier spécial des charges.
  • Dans une première phase, la régularité administrative et technique des offres est vérifiée.
  • Dans une deuxième phase, les offres régulières sont examinées dans le cadre de la ‘short-list’. Concrètement, cet examen vise à déterminer les offres à prendre en considération pour des négociations.
  • Dans une troisième phase, des négociations sont menées avec les soumissionnaires repris dans la short-list. À la suite de ces négociations, les soumissionnaires concernés sont autorisés à introduire une offre améliorée. Cette nouvelle offre est également appelée ‘BAFO’ (Best And Final Offer).
  • Dans une quatrième phase, un des soumissionnaires ayant participé aux négociations est choisi (sur la base des critères d’attribution mentionnés dans le cahier spécial des charges) pour l’exécution du marché.

Source : Guide à l’usage des entreprises qui souhaitent participer à des marchés publics de fournitures et de services – Portail Public Procurement

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