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Monter un dossier compétitif et conforme

Si toutes les entreprises – quelle que soit leur taille - peuvent aujourd'hui prétendre remporter un marché public, seules celles qui sont capables de monter un dossier compétitif, respectant dans les moindres détails la méthodologie rigoureuse imposée le pouvoir adjudicateur, ont des chances de gagner. Voici quelques conseils.

Analysez rapidement le cahier spécial des charges et estimez vos chances avant d’y répondre

En analysant rapidement le cahier spécial des charges, listez les critères de choix du pouvoir adjudicateur, avec, en face, les points forts et faibles de votre entreprise : prix, taille du marché, localisation, moyens humains, qualité technique, délai de production... Vous pourrez ainsi évaluer si vous avez vos chances, sachant que certains critères sont plus discriminants que d'autres.

Combien de temps disposez-vous pour remettre une offre ?

Lisez attentivement toutes les informations

Nous vous conseillons d’effectuer une première lecture extrêmement attentive des nombreuses pages que compte la procédure et de noter par ordre d'importance toutes les informations essentielles, les documents à remettre, les délais et les heures de dépôt de la proposition. Cela vous fera gagner du temps par la suite lors de la rédaction finale du dossier. Toutes les informations reprises ci-dessous vous seront utiles. N’en négligez aucune.

L’objet du marché

Lisez immédiatement la description sommaire de la mission contenue dans le cahier spécial des charges : l’objet du marché ; ensuite la partie technique du cahier spécial des charges pour en connaître les détails et modalités d’exécution, afin de vérifier si votre entreprise a bien les capacités techniques et financières pour exécuter le marché.

Les postes et les lots

Si un marché est constitué de différentes catégories, vous devez répondre à toutes, sous peine de voir votre offre rejetée. Dans ce cas de figure, un seul soumissionnaire gagne l’entièreté du marché.

Si un marché est constitué de lots, vous pouvez choisir le ou les lots pour le(s)quel(s) vous voulez répondre. Chacun sera évalué indépendamment des autres par le pouvoir adjudicateur. Dans ce cas, plusieurs soumissionnaires peuvent gagner chacun un ou plusieurs lots.

Les quantités probables (QP) et fixes (QF)

Marché à prix global : si le pouvoir adjudicateur indique dans son cahier spécial des charges des quantités forfaitaires ou fixes, vous pouvez être sûr qu’il commandera ces quantités.

Marché à bordereau de prix : si le pouvoir adjudicateur indique dans son cahier spécial des charges des quantités probables ou estimées, vous ne pouvez pas être sûr qu’il commandera ces quantités.

Les variantes obligatoires, libres et facultatives et les options

La loi sur les marchés publics laisse la possibilité au pouvoir adjudicateur de recourir à la variante, lorsque celui-ci n'est pas en mesure de définir précisément ses besoins. La variante permet de proposer à l'acheteur une solution alternative ou des moyens alternatifs à celle ou ceux fixés dans le cahier spécial des charges, pour effectuer les prestations du marché. Elle peut être obligatoire, facultative et libre et peut concerner des spécifications techniques, mais aussi les aménagements des conditions financières du marché.

Vous ne devez pas confondre variante et option. En fait, l’option est un élément accessoire du marché que le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de commander ou pas, bien souvent dans le cas où il ne sait donc pas encore si le budget dont il dispose sera suffisant pour ce complément.

Attention ! Veillez à préciser dans votre offre en quoi la variante envisagée est plus ou moins avantageuse que l’offre de base.


Présentez une offre compétitive, respectant le formalisme des marchés publics

Vous ne disposez que de quelques semaines pour répondre à la procédure. Soyez donc réactif et efficace, démontrez que vous avez réfléchi et bien compris la problématique et n’oubliez pas de respecter le formalisme administratif (offre glissée dans deux enveloppes, application eProcurement répondant aux normes requises, signature électronique…) ! C’est votre seule chance de participer à la compétition et donc de remporter le marché. Voici quelques conseils pour vous aider à présenter une offre compétitive qui fera la différence !

Suivez les instructions

Dans les procédures de marchés publics, la structure de votre réponse est imposée. Le secteur public fait appel aux services de votre entreprise dans un but d’efficacité. L’acheteur public n’aime pas perdre son temps. Soyez simple, précis et clair et lisible pour chaque type de lecteurs : décisionnaires, techniciens… suivez le plan proposé par le cahier spécial des charges, reprenez les termes précis, organisez votre offre afin d’en faciliter l’évaluation et soyez sobre dans votre présentation. Last but not least, veillez à respecter le timing ! Si vous êtes en retard, ne fut-ce que d’une seconde, votre candidature sera automatiquement considérée comme non conforme.

Respectez pour chaque critère d’évaluation un nombre de pages proportionnel à son poids...

... cela vous évitera de faire l’erreur de répondre abondamment sur des sujets de moindre importance et de répondre en peu de mots sur les sujets les plus importants. Et comme un acheteur public n’aime pas chercher une heure dans un catalogue la réponse à un critère important, prenez le temps d’écrire une synthèse reprenant les grands points de votre offre, sur un document à part, d'une page environ que vous placerez au début de votre dossier.

N’oubliez aucun point, ni document, ni votre signature !

En cas d'erreur ou d'insuffisance, il n'y a personne pour vous avertir et vous laisser une seconde chance. Répondez donc toutes les questions, fournissez toutes les informations demandées. Votre candidature peut être éliminée pour une seule pièce manquante, avant même la prise en compte de l'offre technique. Et n’oubliez pas de signer votre offre !

Estimez le potentiel budgétaire de la procédure

Suivant le type de procédure, vous pouvez déjà vous faire une idée de son enveloppe budgétaire maximum : un marché de moins de 85 000 euros, par exemple, ne doit pas faire l’objet d’une publication. Inutile donc dans ce cas de remettre un prix supérieur ! Quoi qu’il en soit, soyez réaliste sur le volume budgétaire que représente le marché. Et surtout ne cassez pas le prix ! Si les prix d’une offre paraissent anormalement bas ou élevés, le pouvoir adjudicateur pourrait la rejeter par décision motivée après avoir demandé les précisions qu’il juge utiles et vérifié les justifications.

Personnalisez votre offre

Mettez toujours en avant les bénéfices de votre solution (et ensuite les caractéristiques techniques). Expliquez clairement ce que vous pouvez apporter et pourquoi votre entreprise est le partenaire idéal pour réaliser le marché. Faites valoir vos points forts, minimiser vos points faibles, neutraliser les forces concurrentes en mettant en valeur habilement les faiblesses des concurrents. Mais surtout, inspirez confiance et respect et pensez toujours au long terme lorsque vous positionnez votre entreprise. Si vous ne gagnez pas ce marché-ci, d’autres se présenteront plus tard à vous.

Soyez responsable !

En répondant à un marché public, vous engagez votre entreprise. Mis à part dans la procédure négociée avant la remise de l’offre définitive, il vous sera impossible de modifier votre offre. Une fois sélectionné, vous devrez exécuter le marché dans le strict respect des clauses du cahier spécial des charges et de l’offre sous peine de sanctions. Vous supporterez ainsi tous les risques liés aux coûts des prestations et des matériaux.


Vérifiez si la procédure permet ou non une négociation

Seules les procédures négociées avec ou sans publicité permettent une négociation. Attention : c’est l’administration qui dirige la négociation.

Comment se déroule une négociation ?

Evitez les pièges entraînant le rejet de votre offre

Une procédure lancée par un pouvoir adjudicateur ne fonctionne pas de la même manière que dans le secteur privé, c'est une procédure bien particulière qui exige le strict respect de certaines règles. Si vous ne passez pas un minimum de temps à vous renseigner sur le formalisme administratif, ne prenez pas la peine d’y répondre : vous risquez de perdre du temps, de l'énergie et de l'argent ...

Découvrez les pièges fréquents qui peuvent entraîner le rejet de votre offre

  • Votre offre arrive trop tard chez le pouvoir adjudicateur.
  • Votre offre n’a pas été glissée dans deux enveloppes.
  • Votre offre a été introduite par e-mail et pas au moyen d’une application eProcurement répondant aux normes requises.
  • Votre offre ou/et les documents importants ne sont pas signés ou elle est signée mais pas par la personne ou par les personnes habilitées à engager contractuellement l’entreprise envers le pouvoir adjudicateur.
  • Votre offre ou votre candidature ne contient pas tous les documents exigés.
  • Vos prix ne sont pas mentionnés ou pas suffisamment correctement dans l’offre ou l’inventaire.
  • Votre offre comporte une clause concernant le paiement des fournitures et/ou services exécutés, qui déroge aux dispositions en la matière mentionnées dans le cahier spécial des charges.
  • Vous avez imposé vos conditions générales de ventes.
  • Vous avez introduit une formule de révision de prix alors que le cahier spécial des charges s’y oppose.
  • Vous avez introduit plusieurs offres (sauf en procédure négociée).
  • Vous avez oublié le formulaire de soumission accompagnant le cahier spécial des charges.
  • Vous avez oublié de joindre les échantillons qui, selon le cahier spécial des charges, doivent obligatoirement accompagner l’offre.
  • Votre offre ne respecte pas le délai de garantie mentionné dans le cahier spécial des charges.
  • Votre société a des arriérés fiscales, ONSS.
  • Etc.

Découvrez en détail les différentes erreurs à ne pas commettre


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