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La décision est positive

Vous avez été informé que votre offre a été retenue ? Bravo ! Remerciez votre client pour la confiance qu’il vous porte et n’oubliez surtout pas de féliciter l’ensemble de vos collaborateurs qui ont contribué à cette réussite.

Assurez-vous de la bonne exécution du marché dans le strict respect des clauses du cahier spécial des charges et de l’offre. Et en cas de non-exécution du marché dans les conditions prévues par le contrat, attendez-vous à une sanction !

Quant au pouvoir adjudicateur, il limitera sa demande à l’objet du marché et aux variantes éventuelles. Et si vous jugez qu’il ne respecte pas ses obligations au cours de l’exécution du marché, , en principe, vous avez toujours la possibilité de déposer une réclamation.

Informez-vous sur le fonctionnaire dirigeant

La personne chargée de la direction et du contrôle de l’exécution est appelée le fonctionnaire dirigeant. Son rôle est de surveiller la préparation, la fabrication et l'exécution de ce qu'il vous a commandé.

Déterminez s’il est habilité à produire les bons de commande, le PV de réception...

Si cela n’est pas le cas, nous vous conseillons d’écrire directement au service dirigeant habilité à produire les bons de commande, le PV de réception... pour éviter qu’à l’arrivée votre facture soit refusée.

Constituez votre cautionnement

Un cautionnement vous est demandé par le pouvoir adjudicateur afin de garantir la bonne exécution du marché. Vous avez 30 jours suivant la conclusion du marché pour le constituer. A défaut, vous risquez après mise en demeure la constitution d’office du cautionnement par le pouvoir adjudicateur avec application d’ une pénalité de 2 % du montant initial ou tout simplement la résiliation du marché.

Attention : à la fin du contrat, n’oubliez pas de demander la libération de votre cautionnement!

Les garanties bancaires pour les marchés de moins de 50 000 euros et/ou dont le délai d'exécution ne dépasse pas 45 jours sont supprimées

Depuis le 1er juillet 2013, plus aucun cautionnement n'est exigé pour les marchés d'une valeur estimée inférieure à 50 000 euros (ou 100 000 euros dans les secteurs spéciaux). Sauf disposition contraire dans les documents du marché, aucun cautionnement n'est non plus exigé pour les marchés dont le délai d'exécution ne dépasse pas 45 jours (au lieu de 30 jours précédemment).

Pour les travaux de moindre ampleur ou les travaux dont le délai d'exécution est plus court, plus aucuns frais supplémentaires ne devront être consentis pour l'émission de garanties bancaires !

Le cautionnement représente 5% du montant initial du marché

La règlementation prévoit que le cautionnement représente 5% du montant initial du marché - càd sur base du montant de l’offre retenue et non pas sur le montant estimé du marché par le pouvoir adjudicateur.

Le pouvoir public dispose désormais d’un droit de prélèvement sur tout montant dû

Depuis le 1er juillet 2013, le pouvoir public dispose désormais d’un droit de prélèvement sur tout montant dû, même en dehors de tout manquement de l’adjudicataire…

Une garantie d'une société en cautionnement collectif, d'une banque ou d'une compagnie d'assurances pratiquant la caution est également possible, au choix de l'adjudicataire.

Pour plus d’informations, prenez contact avec votre corporate banker

Exécutez le marché

La décision d’attribuer le marché à un soumissionnaire est officialisée par la transmission de la lettre de notification au titulaire du marché. Vous devez désormais exécuter le marché dans le strict respect des clauses du cahier spécial des charges et de l’offre sous peine de sanctions. Quant au pouvoir adjudicateur, il devra limiter sa demande à l’objet du marché et aux variantes éventuelles.

Et si le marché vous a été attribué après le délai de validité de votre offre ?

Vous pouvez l’accepter, le refuser ou modifier certaines de vos conditions, ce qui pourrait alors obliger l’administration à procéder à une nouvelle évaluation de votre offre.

Le pouvoir adjudicateur doit, dans certains cas, laisser s'écouler un délai d'attente(standstill)

En procédure européenne, à l’exception du soumissionnaire retenu, les soumissionnaires disposent d’un délai de 15 jours à dater du lendemain de l’envoi de cette notification, afin d’introduire un recours en référé devant les tribunaux compétents (le Conseil d’Etat s’il s’agit d’une autorité administrative ou le tribunal de 1re instance pour les associations privées). L’objet de ce recours sera de demander la suspension ou l’annulation de la décision d’attribution, ce qui bloquera donc la procédure.

Une fois le délai de 15 jours écoulé et à défaut de recours (ou si le recours a été rejeté), le pouvoir adjudicateur peut effectivement attribuer le marché et notifier sa décision au soumissionnaire retenu. C’est à ce moment que le marché sera véritablement conclu.

Attention ! Attendez de recevoir le bon de commande pour engager les prestations. Dans certains cas, ce peut être un autre document que la lettre de notification !

Introduisez une demande écrite de réception après exécution partiel ou total du marché

Après avoir accepté votre demande écrite de réception des fournitures, services ou travaux, le service de réception - ou le service dirigeant désigné dans le contrat - vérifie si les prestations effectuées répondent bien aux exigences du contrat.

La réception terminée, vous recevez un PV que vous joignez à votre facture (important, car sans PV, pas de paiement !)

3 types de réceptions existent

En fonction du type de marché, de sa nature et de son importance ; le pouvoir adjudicateur fait appel à un type de réceptions ou une combinaison de différents types :

  • réception provisoire partielle (qualité) ;
  • réception provisoire complète (quantité) ;
  • réception définitive (à la fin de la période de garantie).

Envoyez votre facture

Une fois la réception terminée, vous pouvez envoyer votre facture au fonctionnaire dirigeant selon les modalités déterminées dans le contrat (paiement unique, paiement par acomptes avec ensuite paiement du solde).

Attention : n’oubliez pas d’y joindre le PV de la réception !

Soignez votre facture en respectant le formalisme

De manière générale, pour toute communication avec le pouvoir adjudicateur, arrangez-vous toujours pour pouvoir dater votre courrier d’une date certaine. Et le meilleur moyen reste la lettre recommandée avec accusé de réception. Quant au libellé, reprenez exactement le libellé du marché !

Faites-vous payer

Différentes initiatives récentes ont été prises pour améliorer les délais de paiement dans l’administration afin d’éviter de mettre en difficulté les entreprises et en particulier les PME. De plus, un paiement tardif du pouvoir adjudicateur vous donne d'office droit à des intérêts de retard.

Avant le 16 mars 2013

Les délais de paiement pour les marchés de services et de fournitures

Le paiement est obligatoirement effectué dans les 50 jours calendrier à compter de la date de réception de la facture et des documents à y joindre.

Les délais de paiement pour les marchés de travaux conclus

Le délai de paiement est de 60 jours calendrier pour les marchés de travaux à partir de la date de réception de la déclaration de création et de l'état détaillé des travaux réalisés.

Après le 16 mars 2013

Les délais de paiement pour tous les marchés conclus après le 16 mars 2013

Le délai de paiement des marchés conclus après le 16 mars 2013 s'élève désormais à 30 jours à partir de l'expiration du délai de vérification. Le délai de vérification s'élève lui aussi à 30 jours après la réception de la déclaration de créance.

Attention ! Pour les pouvoirs adjudicateurs qui dispensent des soins de santé, le délai de paiement reste de 60 jours à partir de l'expiration du délai de vérification (et ce uniquement pour les travaux relatifs à cette activité spécifique).

Acompte en cas d’interruption d’exécution de marché de plus de 30 jours

Si l’exécution de votre marché est interrompue par le pouvoir adjudicateur pour plus de 30 jours, vous recevez un acompte sur le prochain paiement à concurrence des prestations exécutées.

A combien s’élèvent les intérêts de retard ?

Modifiez le contrat ou les prix en cours de contrat

Que ce soit à l'initiative du pouvoir adjudicateur ou de l'adjudicataire, il est parfois indispensable de réviser le marché initial en cours d'exécution. Toutefois, cette décision devra être compensée éventuellement (délai prolongé, indemnités…).

Toute modification aux clauses et conditions essentielles d'un contrat est effectuée au moyen d'un avenant ou d'une clause additionnelle au contrat initial et doit être motivée.

La modification des prix en cours de contrat

La loi sur les marchés publics prévoit qu’un marché est conclu à forfait, ce qui ne fait toutefois pas obstacle à une révision des prix en fonction de facteurs déterminés d’ordre économique ou social (salaires, charges sociales, prix des matières premières, taux de change…).

La révision des prix est une mesure destinée à assouplir le principe du caractère forfaitaire des marchés publics en permettant d'adapter le prix des travaux, fournitures et services prestés par l'adjudicataire pendant l'exécution du marché afin de le faire correspondre à l'évolution de certains composants du prix de revient.

Lancez une réclamation et une requête

Si, en cours d’exécution de marché, vous jugez que le pouvoir adjudicateur ne respecte pas ses obligations ou si, à la suite de circonstances imprévisibles, vous souhaitez obtenir une prolongation du délai d’exécution ou prétendre à la révision voire à la résiliation du marché, vous avez la possibilité de déposer une réclamation ou une requête. Et inversement, le pouvoir adjudicateur a également le droit de le faire à votre endroit.

Attention ! Les réclamations et requêtes doivent obligatoirement se faire par écrit et recommandé.

En cas de faits imputables à l’une des parties

L’adjudicataire peut obtenir la prolongation des délais d’exécution, la révision ou la résiliation du marché et/ou des dommages et intérêts s’il parvient à prouver les carences, les lenteurs du pouvoir adjudicateur à prendre des décisions ou autres faits : étude préliminaire lacunaire, renseignements incorrects dans le cahier spécial des charges...

Le pouvoir adjudicateur peut d’obtenir la révision ou la résiliation du marché et/ou des dommages et intérêts s’il se parvient à prouver les carences, les lenteurs de l’adjudicataire ou de ses collaborateurs à prendre des décisions ou autres faits.

En cas de circonstances imprévisibles imputables à aucune partie (inondations, dévaluations monétaires…)

L'adjudicataire ne peut exiger l’intégralité des dommages et intérêts. Jusqu’à présent, la révision ou la résiliation du marché pour cause de circonstances imprévisibles n’étaient possibles que si l'entreprise pouvait démontrer un préjudice très important, ce qui pouvait parfois, en pratique, entraîner des difficultés d'interprétation.

Depuis le 1er juillet 2013, l'A.R. d'exécution quantifie ce préjudice très important et fixe le seuil en la matière à 2,5 % du montant initial du marché, et dans tous les cas à un montant minimal de 100 000 euros. Une franchise de 17,5 % du préjudice constaté, plafonnée à 20 000 euros, est toutefois d'application.

Le pouvoir adjudicateur peut demander la révision du marché s’il soupçonne que l’entreprise adjudicataire a bénéficié d’un avantage très important suite à des circonstances imprévisibles. Il a nonante jours calendrier maximum après la réception provisoire du marché pour le faire.


Attendez-vous à une sanction en cas de non respect des conditions prévues

Si le fonctionnaire dirigeant constate que vous êtes en défaut d’exécution de votre marché dans les conditions prévues par le contrat, la réglementation sur les marchés publics l’autorise à vous donner des amendes et des pénalités et à prendre des mesures d’office sans devoir passer au tribunal.

Par mesure d'office, on entend l'une des trois possibilités suivantes :

  • l'éventuelle résiliation unilatérale du contrat ;
  • ‘le marché pour compte’ c'est-à-dire l'exécution du marché par un autre prestataire, la différence étant payée par celui qui n'a pas rempli ses obligations ;
  • l'exécution en régie c’est-à-dire l'exécution par le pouvoir adjudicateur "en interne" des tâches qui n'auraient pas été accomplies par le soumissionnaire.

Découvrez le montant des sanctions dans A.R. du 14/01/2013 (chapitre 2 – section 7)

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